Záznamník, nazývaný tiež kontrolný list, sa používa ako forma na zhromažďovanie informácií prostredníctvom pozorovania a počítania. Používa sa na to, aby sa spočítavalo, ako často sa niečo stalo alebo sa stane, alebo sa počítajú veci. Tally listy môžu byť rovnako jednoduché ako použitie listu papiera a ceruzky, alebo tak zložitý ako počítačový program. Ide o jednoduchý a efektívny spôsob zhromažďovania, organizácie a analýzy dát. Používajú sa na spočítavanie mnohých vecí vrátane hlasovania, inventára a výsledkov prieskumov.
Určite problém alebo udalosť, ktorá sa má dodržiavať. Záznamový list sa môže použiť na sledovanie údajov o konkrétnej udalosti alebo probléme. Táto otázka musí byť definovaná pred zhromaždením údajov. Typické údaje, ktoré sa môžu zhromažďovať na záznamovom liste, sú počet vozidiel, ktoré prechádzajú cez danú križovatku počas určitého časového rámca, počet chodcov, ktorí prejdú určitým bodom na chodníku alebo ľudí, ktorí vstúpia do kancelárie. Podrobnejšie informácie sa môžu niekedy zhromažďovať, napríklad podľa pohlavia ľudí. Zápisník ponúka spôsob zberu údajov organizovaným spôsobom.
Vytvorte presné popisy toho, čo sa bude počítať. Mal by sa vytvoriť zoznam príkladov alebo opisov. Zobrazia sa iba informácie, ktoré chcete zahrnúť. To tiež spočíva v určení toho, ako sa budú informácie počítať. Tím, ktorý vytvára záznamovú tabuľku, by mal tiež poskytnúť pokynom pre zberateľov údajov o tom, ako sa majú údaje zaznamenávať a počítať.
Rozhodnite sa o trvaní vášho úsilia pri zbere dát. Pred začatím procesu zhromažďovania údajov by sa malo určiť, kedy sa budú informácie zhromažďovať a ako dlho sa budú zhromažďovať.
Vytvorte záznamový list. Zápisník môže byť ručne napísaný alebo vykonaný prostredníctvom počítačového tabuľkového programu. Či tak alebo onak, archív záznamov by mal obsahovať údaje, ktoré sú pozorované a možné popisy odpovedí. Napríklad, ak sa archív používa na zhromažďovanie informácií o všetkých pacientoch v klinike počas mesiaca, môže počítať len s počtom pacientov, ktorí chodia dverami alebo ktorí navštívia lekára. Môže to byť podrobnejšie, odhadnúť vekové kategórie a pacientove dôvody na návštevu. Každý záznamový list by mal uvádzať dátum, kedy bol použitý, aby bolo možné identifikovať vzory.
Začnite zoznam. V klinickom príklade, keď pacienti idú na recepcii a prihlásia sa, dokončia veľmi krátky prieskum. Osoba vo veku 22 rokov vstúpi z dôvodov súvisiacich s chladom. Veková skupina, do ktorej sa táto osoba zapája, a dôvodom návštevy je skontrolovaný zaškrtnutím alebo znakom "X." Ak sa záznamový list používa na spočítanie položky alebo udalosti, zakaždým sa spočíta položka I je umiestnený na príslušnom mieste. Po započítaní štyroch by sa v prehľade listu čítal IIII. Po započítaní piateho sa pomocou týchto štyroch čiar umiestni diagonálna čiara na označenie 5. Tým je oveľa jednoduchšie ukladať tabuľky záznamov.
Vyplňte zhodu. Záverečné zhrnutie ukáže, koľko ľudí v každej kategórii navštívilo kliniku z každého konkrétneho dôvodu uvedeného na liste. Záznamové záznamy sa započítavajú a uvádzajú na súhrnnom výkaze v číselnej forme. Informácie sú často ďalej zhrnuté výpočtom percenta a iných štatistických informácií. Zhromaždené údaje sa potom použijú na rozhodovanie alebo prognózy.
Tally listy sú často používané ako zdroj údajov pre zložitejší výskum. Napríklad v lekárskej praxi sa môžu vykonávať prieskumy niekoľko mesiacov na získanie takých informácií, ktoré sú potrebné na presnejšiu prispôsobenie jej služieb potrebám jej pacientov. Dôkladná analýza premávky na konkrétnej vozovke môže byť potrebná na ospravedlnenie jej rozšírenia. Maloobchodný predajca môže založiť rozhodnutie o otvorení obchodu v určitom mieste na základe objemu chodu v danej lokalite.
