Správa poznámky o vysielacích stránkach funguje podobne ako predbežný sprievodný list. Premýšľajte o tom ako o svojom osobnom ihrisku pre čitateľa. Napíšte to, čo ste povedali príjemcovi, ak ste mu odovzdali správu osobne, ale najprv zozbierajte svoje myšlienky.
Pred zápisom je dôležité presne určiť, čo chcete povedať. Identifikujte svoje publikum a posúďte ich špecifické potreby a požiadavky. Zvážte tieto body pri príprave poznámky o vysielaní a zvyšku vašej správy alebo návrhu.
Správa poznámky o odoslaní pomocou jednoduchého formátovania. Ak má vaša organizácia šablónu poznámky, použite ju. Ak toto nastavenie nepoužívate ako východiskový bod:
SPRÁVA
Komu: Meno a názov príjemcu Od: Vaše meno a titul Dátum: Dátum, kedy odošlete svoj prehľad Predmet: Názov správy
Napíšte úvodný výpis. "Tu je správa, o ktorú ste požiadali …". Nemusí to byť dlho. Niekoľko jednoduchých viet dosiahne túto prácu. Použite formát obchodného bloku pre tento odsek a zvyšok poznámky. Umiestnite medzi jednotlivými odsekmi tvrdý návrat alebo prázdne miesto, ale pred spustením novej sekcie nemusíte kartu ani odsadenie.
Napíšte úvodný odsek. Popíšte rozsah správy, presne to, čo bude obsahovať a ako ste zhromaždili informácie.
Napíšte telo poznámky. Vysvetlite, ako užitočná bude správa pre čitateľa. Predložte svoje hlavné závery a zdôraznite zaujímavé zistenia alebo kapitoly, ktoré vás zaujímajú. Každá informácia, ktorá umožní, aby bola správa užitočnejšia alebo prístupná vášmu čitateľovi, môže byť zahrnutá v tejto časti. Môžete dokonca chcieť podať návrhy na ďalší výskum.
Vytvorte záverečný odsek. Napíšte krátku poznámku vďaku vášmu čitateľovi a potvrďte akúkoľvek veľkú pomoc, ktorú ste dostali od spolupracovníkov. Rovnako ponúkame objasniť akékoľvek body alebo v prípade potreby vykonať ďalšiu prácu.
Skontrolujte dokument v prípade pravopisných a gramatických chýb.
Mať kolegu, ktorého dôverujete, svoju prácu opraviť. Jej čerstvé oči budú nulové na mätúcej reči a výpovedi.
Vykonajte všetky potrebné zmeny a zahrňte návrhy korektora.
Vložte vyplnenú poznámku o odoslaní do zostávajúcej časti správy. Umiestnite ju tesne pred obsahom a po titulnej stránke správy.
Tipy
-
Napíšte poznámku o vysielaní a iných prednostných častiach vašej správy, pretože odkazujú späť na zvyšok dokumentu.
Výstraha
Poznámky prenosu sa používajú iba pre interné dokumenty. Ak je vaša správa určená pre externé publikum, ako potenciálny klient, napíšte namiesto toho list vysielania. Informácie budú rovnaké, ale použijete obchodné písmeno, ktoré sa bude formátovať, aby ste mohli osloviť váš dokument.
