Aby bola spoločnosť úspešná z dlhodobého hľadiska, musí ponúknuť produkty a služby - za prijateľné ceny - ktoré spĺňajú potreby zákazníkov. Potrebuje tiež plán zlepšenia procesov, aby mohol nepretržite zlepšovať svoje vnútorné funkcie s cieľom znížiť prevádzkové náklady a zvýšiť prevádzkovú efektivitu a morálku zamestnancov.
Zapojte svojich zamestnancov
Začnite tým, že vytvoríte prostredie na pracovisku, ktoré akceptuje a prijme zmeny. Politika otvorených dverí, spravodlivé a rešpektujúce zaobchádzanie a otvorená komunikácia sú jedny z najdôležitejších zložiek. Ak budete mať čas na založenie nadácie, ktorá povzbudzuje a odmeňuje príspevky zamestnancov pred implementáciou plánu monitorovania a operačného zlepšenia, bude oveľa jednoduchšie získať požadovaný buy-in na zlepšenie nielen operácií na pracovisku, ale celého vášho podnikania.
Nastavte ciele a merania benchmarku
Systém "SMART" používa skratku na to, aby pomohla podnikom pri nastavovaní očakávaní, ktoré sú špecifické, merateľné, dosiahnuteľné, realistické a včasné. Robte to pre každé oddelenie.Ďalej definujte referenčné kritériá na monitorovanie. Napríklad cieľ pre operácie zákazníckych služieb môže byť dosiahnutie 99% miery spokojnosti zákazníkov, cieľom pre pohľadávky by mohlo byť zvýšenie miery zberu o 20 percent do šiestich mesiacov a cieľom pre vaše oddelenie informačných technológií by mohlo byť úplné začlenenie bodu predaja a riadenia zásob.
Priebežný plán monitorovania
Zapojte každého zamestnanca do procesu monitorovania. Manažéri môžu vykonávať kontroly na úrovni služieb, ako napríklad monitorovanie hovorov a pozorovania na pracovisku, analyzovať správy a rozoberať súčasné prevádzkové procesy. Zamestnanci nižšej úrovne môžu vykonávať testovanie kvality a prispievať k informáciám o aktuálnych pracovných postupoch. Naplánujte pravidelné stretnutia súkromných, odborných a celopodnikových spoločností, aby ste mohli skontrolovať výsledky a určiť, kedy alebo ak sú potrebné zmeny procesu.
Implementovať zlepšenia operačného procesu
Plán zlepšenia orientovaný na výsledky sa zameriava na zlepšenie nákladov, kvality, služieb alebo rýchlosti. Akčné kroky sa pohybujú od menších zmien, ktoré eliminujú duplicitné kroky alebo iné redundancie pracovného postupu, až po demontáž a prepracovanie celého procesu. Úplné prepracovanie zahŕňa analýzu, stanovenie priorít a opätovné zostavenie úloh a operatívne kroky. Úplné prepracovanie procesov môže byť potrebné, keď sa zmenia predpisy o dodržiavaní predpisov alebo sa do vašej firmy začlenia meniace sa technológie.
