Ak ste rečník, konzultant alebo pedagóg, semináre môžu byť vaším podnikaním. Ak ste iným vlastníkom firmy, semináre by mohli byť jednou z najlepších metód na uvedenie vašej firmy na trh. Nech sú vaše dôvody na organizovanie seminára akékoľvek, mali by ste dodržiavať rovnaké základné kroky, aby ste vytvorili udalosť, ktorá beží hladko a zapôsobí na vašich účastníkov.
Vyberte tému. Ak ste konzultant alebo hovorca, je pravdepodobné, že ste boli požiadaní, aby ste hovorili so skupinou o určitej téme. Ak ste vlastníkom firmy, ktorý organizuje seminár na propagáciu vašej firmy, mali by ste vybrať tému, ktorá bude oslovovať vášho cieľového zákazníka. Napríklad advokát môže organizovať bezplatný seminár pre verejnosť o plánovaní nehnuteľností.
Vyberte miesto konania. Pokúste sa odhadnúť počet účastníkov, ktoré budete mať a vyberiete miesto, ktoré bude mať dostatok priestoru pre každého, aby pohodlne sedel. Budete tiež musieť vziať do úvahy cenu pri výbere miesta konania. Niektoré miesta môžu mať poplatky za prenájom miest niekoľko stoviek alebo dokonca tisíce dolárov, zatiaľ čo iné sú oveľa rozumnejšie. V hoteloch sa často nachádzajú banketové miestnosti, v ktorých podniky často konajú konvencie, takže môže byť vhodným miestom na začatie hľadania miesta.
Vytvorte a posielajte pozvánky. V závislosti od veľkosti a formality vašej udalosti môžu byť pozvánky od jednoduchého dokumentu vytvoreného v programe Microsoft Word až po fantazijný dizajn vytvorený profesionálnym dizajnérom. Pošlite svoje pozvánky niekoľko týždňov dopredu, aby účastníci mali čas plánovať účasť. Nezasielajte pozvánky doteraz vopred, aby mohli zabudnúť skôr, než príde skutočný dátum seminára. Môžete tiež odoslať pozvánky e-mailom, ale majte na pamäti, že môžu skončiť vo viacerých priečinkoch nevyžiadanej pošty.
Rozhodnite sa, či ponúknete obed alebo ľahké občerstvenie. Ak váš seminár beží niekoľko hodín, je to pekný dotek, aby ste mali ľahké občerstvenie. Ak sa váš seminár začína skoro ráno alebo prebehne cez obednú hodinu, odporúča sa obed. Niektoré miesta majú požiadavku, aby ste pri organizovaní udalosti v zariadení využívali služby svojho vlastného kuchára. Pred objednaním občerstvenia sa uistite, že poznáte pravidlá svojej zmluvy.
Vytvorte si prezentačné materiály. Vytvárajte kópie letákov alebo si ich môžete vytlačiť na profesionálnej tlačiarni. Pravdepodobne budete chcieť vytvoriť prezentáciu programu PowerPoint, aby ste mali vizuálnu referenciu, keď vy alebo váš reproduktor prezentujete materiál. Formulár pre účastníkov si môžete ľahko vytvoriť výberom "letákov" v rámci možností tlače. Uistite sa, že vyberiete tri na každú stránku a vaši účastníci budú môcť robiť poznámky priamo na svojich podkladoch.
Niekoľko dní pred udalosťou dokončite počet návštevníkov na základe vašich RSVP. Ak sa rozhodnete, môžete zavolať ostatným ľuďom, ktorých ste pozvali, aby im pripomenuli vašu udalosť a dali im poslednú šancu na registráciu. Ak je to možné, ponechajte správu pre kohokoľvek, koho nedosiahnete, a požiadajte ho, aby vám zavolal čo najskôr, ak sa chystáte zúčastniť.
Vytvorte prihlasovací list a menovky. Je to pekné, že sa účastníci seminára môžu stretnúť s inými ľuďmi a ihneď vidieť ich meno a odkiaľ sú. Odstraňuje niektoré nepríjemné pocity, ktoré ľudia majú pri zavádzaní nových ľudí. Prihlasovací list sa ukáže ako užitočný, ak máte v pláne ponúknuť svojim účastníkom akýkoľvek druh kreditov na ďalšie vzdelávanie, alebo ak si po seminári jednoducho chcete udržať kontakt so svojimi účastníkmi. Môžete požiadať o ich mená, adresy, telefónne čísla a e-mailové adresy. Je rozumné ponúknuť krabici, ktorú si môžu overiť, či nechcú od vás dostávať ďalšiu komunikáciu.
Vytvorte pakety pre každé nastavenie tabuľky. Možno budete chcieť zahrnúť brožúry a ďalšie propagačné materiály o vašej firme. Budete tiež chcieť poskytnúť niečo pre svojich účastníkov písať a pero pre nich písať. Ak nemáte tieto položky s logom vášho podniku, miesto, kde držíte vašu udalosť, môže mať perá a podložky, ktoré im radi poskytneme.
Potvrďte podrobnosti s kontaktnou osobou na mieste konania niekoľko dní pred udalosťou. Mali by ste tiež potvrdiť konečný počet hláv s vaším kuchárom, ak máte jedlo. Uistite sa, že vaši dodávateľ vedel, či ich budete potrebovať na zásobovanie papierovými výrobkami, ako sú napríklad taniere, obrúsky alebo poháre. Urobte potrebné platobné opatrenia. Niektoré miesta a kaviarne vyžadujú úhradu vopred, zatiaľ čo iní s radosťou zbierajú peniaze v deň konania udalosti.
Nastavte si miesto konania deň pred alebo ráno vašej udalosti. Budete si istí, že miestni zamestnanci majú miestnosť nastavenú tak, ako ste sa spýtali. Budete tiež chcieť umiestniť svoje pakety a iné materiály na každom mieste pred príchodom hostí. Prechádzajte po izbe a uistite sa, že každý má jasný výhľad na vás alebo váš reproduktor v prednej časti miestnosti.
Plánujte, aby ste boli prítomní alebo zástupcovia vašej spoločnosti, keď prví hostia začnú prichádzať na deň vašej akcie. Budete chcieť pozdraviť ľudí a nasmerovať ich na prihlasovací list, umiestnenie toalety a občerstvenie.
Tipy
-
Pri plánovaní seminára sa snažte zostať čo najviac organizovaný. Malé detaily môžu mať tendenciu vás zaplatiť, a čím viac organizovanejšie ste vedúci k udalosti, tým hladšie bude bežať v tento veľký deň.
Výstraha
Vždy budete mať niektorých účastníkov, ktorí si vyhradili miesto na seminári, ktorí nezobrazia deň udalosti. Vyskytli sa núdzové situácie alebo sa vyskytli iné problémy, ktoré bránia tomu, aby niektorí ľudia skutočne prichádzali. Nenechajte sa to obťažovať. Je pravdepodobné, že na poslednú chvíľu sa objaví jeden alebo dvaja ľudia, ktorí sa budú pýtať, či sa môžu naďalej zúčastňovať.
