Tímové briefingy sú efektívne stretnutia používané na šírenie informácií na rôzne oddelenia a skupiny v rámci organizácie. Vedenie schôdzky vyžaduje, aby ste boli čo najzložitejšie a mali nastavenú agendu, pretože najdôležitejšie informácie musia byť vydané bez plytvania času. Iné informácie, ktoré sa nehodia, je možné uložiť na ďalšiu schôdzku. Referenčné sekcie umožňujú členom ponúkať nápady a aktualizácie, ak sú správne štruktúrované.
Navrhnite program s konkrétnym časovým obdobím, o ktorom sa bude diskutovať o každej téme. Agenda pomáha udržiavať každého v úlohe a umožňuje im vopred vedieť, čo očakávať v briefingu. Vymenujte iba dôležité a relevantné informácie vo svojej agende. Nechajte čas na konci programu pre skupinovú diskusiu.
Predčasne kontaktujte účastníkov prostredníctvom e-mailu, faxu alebo telefónu, aby mohli pripraviť materiál, na ktorý sa majú diskutovať na stretnutí. Môžete povoliť rôznym členom, aby prispeli k rôznym častiam stretnutí. Dajte im dostatok času na prípravu a poskytnite im časový rámec, aby informácie, ktoré poskytujú, boli stručné a zodpovedali pridelenej časti vašej agendy.
Začnite stretnutie s dobrými správami, ako je pokrok organizácie alebo oddelenia. Diskutujte o všetkých budúcich politikách a postupoch, ktoré budú implementované. Vyberte si jednotlivcov, ktorí budú neoddeliteľnou súčasťou budúcich plánov, ktoré prezentujete, a tiež uveďte dosiahnuteľné ciele, ktoré musíte splniť pred nasledujúcim briefingom.
Prideľte ďalšie minúty na otvorené otázky alebo obavy, o ktorých sa môžete zaoberať. Pravdepodobne ste neočakávali tieto predmety pri pôvodnej príprave svojho programu. Dodatočný čas tiež umožňuje členom, aby Vás informovali o akýchkoľvek nedostatkoch alebo problémoch, ktoré im môžu zabrániť v dosiahnutí určitej úlohy v nasledujúcom stretnutí.
