Neexistujú žiadne ťažké a rýchle pravidlá pri písaní viacerým ľuďom, ktoré tvoria predstavenstvo, čo znamená, že máte niekoľko možností na adresovanie vášho listu. Vo všeobecnosti pripravíte jeden list, keď je doska taká veľká, že sa stáva ťažkopádnou adresovať každému režisérovi jednotlivo. V prípade menších dosiek môžete pre každú osobu napísať samostatný list a používať označenie "kópia" na označenie ostatných príjemcov.
Pri písaní na veľkú dosku
Ak je správna rada zložená z piatich alebo viacerých jednotlivcov - toto číslo je usmernenie, nie pravidlo - je spoločné pripraviť jeden list adresovaný správnej rade ako skupina a zaslaný spoločnosti, ktorú riadia. Tu je príklad:
Predstavenstvo
ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Váš pozdrav by mal prečítať "Vážení členovia predstavenstva:" alebo "Vážení členovia predstavenstva:", za ktorým nasleduje dvojbodka, nie čiarka. Ak ste vlastníkom firmy alebo iným členom správnej rady, je prijateľné použiť neformálny pozdrav "Vážení členovia" alebo "Vážení všetci:"
Používanie distribučného bloku
Vzhľadom na to, že sa mnohé rady často stretávajú, možno raz za mesiac, možno budete chcieť zaslať kópiu listu skupiny každému členovi správnej rady na domácej alebo trvalej adrese. Tým sa zabezpečí, aby bol Váš list čitateľný a aby bol schopný konať pred ďalšou schôdzou správnej rady. Na dosiahnutie tohto cieľa napíšte rozdeľovací blok na konci písmena, v ktorom je uvedený názov a adresa každého člena správnej rady. Vytlačte niekoľko kópií listu a odošlite kópiu každej osobe v distribučnom zozname.
Pri písaní do malej rady
Pri oslovovaní menšej rady správcov - napríklad s tromi alebo štyrmi riaditeľmi - by ste mali uviesť každého príjemcu podľa mena. Váš blok adresy vyzerá takto:
Pani Robin Birchová, predsedníčka
Pán Jack Haslam, riaditeľ
Olivia Blower, riaditeľka
Správna rada spoločnosti ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Váš pozdrav by mal potom uvádzať mená riaditeľov v rovnakom poradí ako blok adresy: "Vážená pani Birchová, pán Haslam a Dr. Blower:" Je dobré použiť mená, ak dobre poznáte príjemcov a toto je vaše obvyklé spôsob komunikácie. Etiketa vyžaduje, aby ste každému poslali osobitný list, preto vytlačte a podpíšte originálnu kópiu listu a obálky pre každého príjemcu.
Použitie záznamu CC
Ak sa členovia správnej rady nachádzajú na rôznych adresách, je rozumné napísať osobitný list každému príjemcovi. Tu by ste mali používať notáciu "zdvorilostnú kópiu" alebo "kópiu", aby každý príjemca vedel, kto ďalší list prijal. Urobte to pridaním písmen "cc:", po ktorých nasleduje mená ostatných príjemcov v spodnej časti písmena, bezprostredne pod vaším podpisom a vytlačeným názvom. Tu je príklad formátovania:
Pani Robin Birchová, predsedníčka
Správna rada spoločnosti ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, Kalifornia 94105
Vážená pani Birchová:
Letter
S pozdravom, Tvoje meno
CC: Jack Haslam, Dr. Olivia Blower
Spýtal by ste sa váš druhý list na adresu "pána Jack Haslam", ktorý sa obrátil na "pani Robin Birch a Dr. Olivia Blower" a tak ďalej. Je dobré skontrolovať všetky vaše kópie, aby ste sa uistili, že ste vložili správne meno príjemcu a zdvorilostné kópie.
