Agenda je zoznam tém, ktoré sa majú počas stretnutia predstaviť a prerokovať. Agendy sú užitočné na mnohých stretnutiach, ako napríklad v štátnych inštitúciách, neziskových organizáciách a podnikoch. Agendy zvyčajne zahŕňajú čítanie zápisníc alebo poznámok z minulého stretnutia, príslušné oznámenia, prehľad tém na diskusiu a roll-call.Napriek tomu, že agendy vyžadujú čas na zriadenie, z dlhodobého hľadiska môžu šetriť čas a zdroje.
Kompletné ciele diskusie
Agendy poskytujú prehľad diskusných tém. Obrys zabraňuje moderátorovi alebo členom stretnutia zabudnúť na dôležité témy. Keď sa dôkladne diskutuje o všetkých témach, cenné rozhodnutia sa môžu robiť ako skupina počas stretnutia namiesto toho, aby sa rýchlo uskutočnili plány mimo stretnutia. Vstup a návrhy z rôznych perspektív zlepšujú kvalitu výkonu členov.
Pomáha pri komunikácii dôležitých správ
Agendy poskytujú príležitosť informovať členov prostredníctvom oznámení o kritických udalostiach, cieľoch a úlohách. Agendy umožňujú členom, ktorí nemusia mať prístup ku všetkým v organizácii, aby oznamovali dôležité správy a počuli správy, o ktoré sa zaujímalo. Bez agendy sa oznámenia nesmú oznámiť všetkým členom, čo môže viesť k zmätku a odporu. Agendy tiež rekapitulujú predchádzajúce stretnutia s cieľom pomôcť členom preskúmať dosiahnutý pokrok a zúžiť zameranie na súčasné stretnutie.
Poskytuje rovnakú príležitosť prispieť
Agendy zvyčajne uvádzajú body, ktoré sa majú prerokovať na nasledujúcu schôdzu. Členovia majú možnosť prediskutovať diskusné témy pred schôdzou. Na mnohých stretnutiach sú otvorení členovia viac než túži zúčastniť sa, zatiaľ čo vyhradení jednotlivci môžu byť viac váhaví. Avšak vedieť, čo sa bude diskutovať, umožňuje členom, aby vyhľadávali témy záujmov, premýšľali nad tým, ako sa témy vzťahujú na ich oblasť a potom sa na stretnutí zaoberajú starostlivými a kvalitnými príspevkami.
Usporadúva stretnutie
Agenda určuje priority najdôležitejších aktivít, zvyšuje produktivitu a zameriava členov. Samotná prítomnosť agendy vytvára formálnu atmosféru a odrádza členov od plytvania časom. Agenda pripravuje moderátora a podporuje konzistenciu a organizáciu. Agenda tiež stanovuje ciele a dáva členom cieľ. Toto organizuje myšlienky členov, riadenie stretnutia a činnosť po stretnutí.
Prispieva k archívom
Zbierka minulých programov je ideálnym záznamom pre externé a interné inštitúcie, organizácie a verejnosť, ktoré umožňujú sledovať vývoj vašej organizácie. Dokumentácia pomáha členom verejnosti a organizácii posudzovať minulé rozhodnutia, pripomína im predchádzajúce udalosti alebo dôležité čísla a formuluje realizovateľné ciele. Rýchle volanie pomáha administrácii určiť najviac vyhradených členov tým, že započítajú dochádzku a posudzujú príspevky na stretnutie. To môže pomôcť pri rozhodovaní o tom, ktorí členovia môžu propagovať alebo priradiť úlohu oslovovania verejnosti.