Kontaktný protokol dokumentuje všetky témy diskutované počas stretnutí, konferenčných hovorov a telefonických hovorov. Jeden takýto príklad kontaktnej správy sa používa pri získavaní finančných prostriedkov; sumarizuje témy, s ktorými sa odborník na rozvoj fondov zaoberá potenciálnym darcom. Správa vám pomôže objasniť akékoľvek nedorozumenia alebo otázky, ktoré strany zdieľali informácie. Písanie správy o kontakte sa môže zdať ťažké a zbytočné, ale z dlhodobého hľadiska môže ušetriť čas a minimalizovať frustráciu.
Opýtajte sa všetkých mien každého účastníka stretnutia, konferenčného hovoru alebo telefonického hovoru. Napíšte ich na vrchol papiera spolu s dátumom a časom začatia a ukončenia stretnutia.
Urobte si poznámky o všetkých dôležitých aspektoch stretnutia, telefonického hovoru alebo konferenčného hovoru.
Zadajte svoju správu o kontakte s odkazmi na schôdzku. Uveďte meno spoločnosti a osobu zastupujúcu spoločnosť, ako aj názov druhej spoločnosti alebo jej zástupcu.
Prihláste dátum a spôsob kontaktu. V obchodných prípadoch zdokumentujte mená všetkých zamestnancov alebo osôb, ktoré sa zúčastnili stretnutia; čo sa na stretnutí stalo dôležitým; kto povedal čo; aké informácie boli prerokované a čo sa dosiahlo; ďalšia položka, o ktorej sa hovorí, alebo či bolo všetko vyriešené; av prvom prípade dátum nasledujúcej schôdze.
Pozrite sa na správu kontaktu a uistite sa, že nič chýba. Pridajte chýbajúce podrobnosti.
Odošlite správu kontaktu buď e-mailom, faxom alebo poštou.
