Elektronické šeky alebo elektronické kontroly patria medzi najrýchlejšie rastúce formy platobných metód. Podľa združenia elektronických platieb (NACHA), neziskovej organizácie, ktorá dohliada na sieť Automatizovaného zúčtovacieho centra (ACH), objem kontroly konverzie ARC vzrástol o viac ako 600 miliónov platieb na 3,5 miliardy a predstavoval 33% transakcie ACH finančných inštitúcií rast v roku 2007 "(pozri odkazy 1). Kontrola konverzie je jednoduchá, bezpečná a efektívna a umožňuje rýchlejšie spracovanie, menej vrátených kontrol a skoršiu ochranu pred podvodmi.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Skontrolujte službu spracovania
-
Skontrolujte skener a softvér (pre konverzia predajného miesta)
Konverzia Back Office
Konverzia Back Office umožňuje firme prijať papierovú platbu a elektronicky ju previesť na centrálne miesto. V tomto okamihu tohto procesu je jediný rozdiel, že zákazníci musia dostať oznámenie, že ich šeky budú prevedené a musí mať možnosť vybrať si možnosť zrušenia. Ak sa zákazník rozhodne odhlásiť, nemáte žiadnu povinnosť prevziať šek.
Transakcia sa uskutočňuje prostredníctvom jednorazového debetu automatického zúčtovacieho domu (ACH). Pomocou informácií o platbe zo šeku vytvorí služba spracovania šekov súbor ACH a odošle ho banke zákazníka prostredníctvom siete ACH. Účet zákazníka obdrží debet za sumu a dostanete kredit.
Po odoslaní informácií o platbe do služby spracovania šekov by ste vytvorili a uchovali si kópiu šeku a zničili originál.
Po dokončení transakcie okamžite uvidíte transakciu uvedenú vo vašom bankovom účte ako bežný vklad.
Konverzia v mieste nákupu
Konverzia bodu nákupu sa uskutočňuje v mieste podnikania. Zákazník zapíše šek a po dokončení procesu dostane kontrolu. Hoci si ponecháte kontrolu, zákazník podpisuje elektronicky alebo na papieri potvrdenie o prevzatí.
Keď kontrola prechádza cez skener, informácie z kontroly zákazníka prechádzajú do služby spracovania šekov. Získané informácie o platbe umožňujú vytvorenie súboru ACH. Služba spracovania šekov odosiela súbor banke zákazníka prostredníctvom siete ACH, kde účet zákazníka obdrží debet za sumu a dostanete kredit.
Po ukončení transakcie uvidíte transakciu uvedenú vo vašom bankovom účte ako bežný vklad. Konvertované šeky zvyčajne zúčtujú banku zákazníka do jedného dňa od jeho prijatia.
Tipy
-
Robte si domáce úlohy pred výberom služby spracovania šekov. Poplatky a služby sa veľmi líšia a zaslúžia si dôkladné zváženie. Prevod finančných prostriedkov elektronicky si vyžaduje vysokú úroveň bezpečnosti. Uistite sa, že systém elektronickej kontroly, ktorý používate, má zavedené bezpečnostné a šifrovacie nástroje.
Výstraha
Federálny zákon vyžaduje, aby ste oznamovali zákazníkom, ak máte v úmysle používať elektronické kontroly. Oznámenie môže nastať zahrnutím oznámenia do fakturácie alebo odoslaním oznámenia na viditeľnom mieste, zvyčajne v blízkosti pokladne. Musíte tiež poskytnúť zákazníkom kópiu oznámenia na ich osobné záznamy. Spätné konverzie v kancelárii vyžadujú, aby ste uchovali kópiu šeku na obdobie dvoch rokov.
