Správy o riadení projektov poskytujú aktualizáciu pokroku v konkrétnom projekte. Sú zvyčajne napísané na projektových míľnikoch, ale môžu byť kedykoľvek požadované klientom alebo školiteľom. Správy o riadení projektov sú dôležité, pretože umožňujú projektovému manažérovi posúdiť pokrok porovnaním s pôvodným plánom. To umožňuje manažérovi komunikovať a vysvetľovať všetky zmeny, oneskorenia, problémy a pozitíva všetkým zainteresovaným stranám. Správy o riadení projektov nemusia byť zdĺhavé, ale mali by sa zaoberať všetkými aspektmi projektu.
Uveďte identifikačné informácie o projektoch: názov projektu, číslo projektu (ak existuje), meno klienta, kontaktné osoby, ak je klientom podnik alebo organizácia, dátum začiatku projektu a adresa, na ktorej projekt ak je to možné. Uveďte aj meno projektového manažéra (PM), meno osoby, ktorá napíše správu, ak je autor inou ako PM, a dátum, kedy je správa napísaná.
Uveďte názvy všetkých strán, ktorým bude správa o projekte rozdelená. Zahrňte všetkých dodávateľov, zamestnancov, supervízorov alebo kontaktov s klientmi, ktorí dostanú kópiu správy. Zahrňte súbor v dolnej časti zoznamu a uveďte, že kópia prehľadu bola vložená do súboru projektu.
Vyhodnoťte súčasný rozsah projektu v porovnaní s pôvodným rozsahom projektu. Berte na vedomie všetky zmeny, ktoré boli vykonané, a uveďte meno strany, ktorá o zmenu požiadala, a meno strany, ktorá schválil zmenu.
Vyhodnotiť aktuálny časový plán projektu v porovnaní s plánovanou časovou osou. Vysvetlite akékoľvek oneskorenia alebo zisky a uveďte, ako budú mať vplyv na celkovú časovú os. Uveďte, či sú zdržania momentálne vyriešené alebo nevyriešené. Pri nevyriešených oneskoreniaach vysvetlite plán na prekonanie problému a uveďte stav, keď predpokladáte vyriešenie problému. Ak sa dátum dokončenia zmenil, uveďte nový dátum dokončenia.
Porovnajte aktuálny rozpočet s pôvodným rozpočtom. Zvážte obidve náklady (čiastka, ktorú dodávateľ zaplatí za prácu a materiály na dokončenie projektu) a cenu (čo klient zaplatí po dokončení projektu). Nezabudnite zahrnúť zmeny nákladov alebo cien spôsobené zmenami rozsahu. Ak je to vhodné, pripojte aktualizovaný rozpočet projektu.
Porovnajte súčasné rizikové prostredie s pôvodným formulárom hodnotenia rizika. Štát, ktoré riziká boli odstránené a ktoré sú stále prítomné. Vymenujte všetky nové riziká, ktoré vznikli spolu s ich možným dôsledkom na rozpočet a časovú os. Ponúknite plán na predchádzanie novým rizikám alebo ich reagovanie na ne.
Dokument podpíšte. Ak je dokument viac ako jedna strana, zadajte každú stránku. Niektoré firemné postupy tiež vyžadujú, aby vedúci pracovník a / alebo klient podpísali všetky správy o riadení projektov.
Tipy
-
Nezabudnite zahrnúť dobrú správu! Do správy zahrňte všetky úspory nákladov a času.
Dokumentujte všetky chyby dodávateľa, ktoré ovplyvňujú časovú líniu alebo rozpočet. Možno budete môcť vrátiť dodávateľov poplatkov za stratený čas alebo peniaze.
