Viac ako kedykoľvek predtým, dnešní manažéri musia byť efektívnymi komunikátormi - nielen s tými, čo vidia tvárou v tvár, ale aj s tými, ktorí pracujú z domácich alebo satelitných kancelárií. Ak vám padlo, aby ste predstavili dvoch ľudí, ktorí sa "stretnú" prostredníctvom e-mailu, budete robiť to, čo sa stalo známym ako "virtuálny úvod". Bez prínosu výrazov tváre a výhonkov je nevyhnutné, aby ste prijali vhodným tónom a starostlivo si vyberajte svoje slová, za predpokladu, že budú preskúmané rovnako ako to, čo zaradite medzi to, čo ste vynechali.
Poznajte svoje publikum, ale zostaňte verní svojmu účelu. Jedna osoba musí byť uvedená na prvom mieste, druhá na druhú, takže si vyberte poriadok s opatrnosťou. Napríklad, ak predstavujete spisovateľa a editora, ktorý bude pracovať spoločne na projekte, bolo by vhodné najprv predstaviť hlavnú osobu. Ak obaja ľudia si zachovajú rovnaký status, ale jeden má viac rokov, zmiente sa o tejto osobe ako prvú.
Začnite tým, že vysvetlíte, prečo robíte úvod. Vyberte si tón, ktorý je odrazom vašej misie, pretože viete, že to môže tiež nastaviť tenor vzťahu, ktorý sa snažíte vytvoriť. Váš tón by mal odrážať váš manažérsky štýl a jemne vyjadrovať vaše očakávania. Napríklad, možno by ste chceli povedať, že ste "potešení nadviazať spojenie medzi dvoma talentovanými členmi tímu, ktorí by inak nemali možnosť pracovať spoločne".
Venujte rovnakú dobu každej osobe, zdôraznite kľúčové body ohľadom ich pozadia a príslušných talentov. Možno by ste chceli napísať jeden odsek o každej osobe, končiac s kontaktnými informáciami tejto osoby. Udržujte svoje oči vyškolené na tón; ak vylejete okolo jednej osoby, nezabudnite na druhú vyčerpať.
Uveďte svoje očakávania. Ak chcete, aby hovorili telefonicky, povedzte to. A dajte im lehotu na to. Určite jednu osobu, aby iniciatívu podala a oznámila vám, že úspešne nadviazala kontakt.
Zatvorte svoj virtuálny úvod pozitívne - pravdepodobne to isté, ako ste ho začali. Podčiarknite svoje nádeje pre spoluprácu vo výrobe. Ak prenášate pozitívnu energiu, malo by to byť nákazlivé.
Tipy
-
Rovnako ako u všetkých typov písania, nepočúvajte virtuálny úvod. Zaplatí sa, že ho odložíte, obrátite sa na iné úlohy a potom sa k nemu vrátite s novým očkom. Skúste to prečítať z pohľadu každej osoby, preskúmať svoje voľby slova a urobiť nejaké revízie pred odoslaním.
