V najjednoduchšej forme je vnútorná kontrola súhrnom všetkého, čo vaše podnikanie robí, aby identifikovalo a znížilo riziká, ktoré podľa USASmall Business Administration často spotrebuje asi 5% ročných príjmov podniku. Hoci podniky všetkých veľkostí čelia riziku podvodu, krádeže a zneužívania podnikateľských aktív, malé podniky s nedostatočným dokumentačným postupom sú často zraniteľnejšie. Dokumentačné postupy prispievajú k silným vnútorným kontrolám a sú ich súčasťou.
Zvýšená zodpovednosť
Zatiaľ čo dobre rozvinuté postupy dokumentácie posilňujú preventívne a detektívne interné kontroly, nedostatočné postupy dokumentácie sú hlavným dôvodom, prečo niektoré firmy nevedia, že k zániku alebo podvodu dochádza, kým nebude príliš neskoro, uvádza sa v poznámke "Journal of Accountancy". Formálne postupy dokumentácie poskytujú návod na vykonávanie kontrol a zvyšujú zodpovednosť, pretože vaši zamestnanci musia skôr dokázať a overiť, ako skôr konštatovať, že sledujú alebo vykonávajú vnútornú kontrolu.
Evidenčná hodnota
Dokumentačné postupy vytvárajú sledovateľné dôkazy vrátane toho, kto bol zapojený do úlohy alebo finančnej transakcie a kedy a ako bola zapojená. Môžete vytvoriť postupy, ako sú časové a dátumové pečiatkovanie, ktoré fungujú v zákulisí, ako aj nastaviť pravidlá pre dokumentáciu, ktoré majú zamestnanci sledovať. Obe sú rovnako dôležité pre rekonštrukciu akcií pri sledovaní transakcií a vytváraní kontrolných záznamov. Napríklad podpísané útržkové poukážky, kópie drobných peňažných prostriedkov na doplnenie peňazí, identifikačné číslo prihlásenia zamestnanca a počítačové časové a dátové pečiatky poskytujú dôkazy o audítorskej ceste.
Viac bezpečného riadenia informácií
Skutočné alebo naskenované prílohy, poznámky pod čiarou vo finančnej správe a protokol zmien počítačov transakcií s počítačom sú príkladmi postupov dokumentácie, ktoré prispievajú k posilneniu a riadeniu informácií. Všetky sú užitočné pre zdokumentovanie dôvodov na opravu alebo úpravu papierových alebo elektronických obchodných záznamov, ktoré v konečnom dôsledku pomáhajú predchádzať a odhaľovať podvody a krádež zamestnancov. Zodpovedajúca pečiatka s dátumom a dôkaz o predchádzajúcom schválení, ako napríklad iniciálky manažéra oddelenia, ešte viac posilňuje riadenie riadenia informácií.
Lepšia kontrola kvality
Okrem zabránenia vnútornému aj vonkajšiemu podvodu môžu postupy kontroly dokumentácie v sklade a správe zásob podporiť kontroly kvality. Patrí sem aj požiadavka, aby zamestnanci skladu spočítali, kontrolovali a dokumentovali poškodené prichádzajúce a odchádzajúce výrobky. Postupy na predchádzanie podvodom a krádežou, ktoré prispievajú k dobrej vnútornej kontrole, zahŕňajú pravidlo dokumentácie, v ktorom sa od zamestnancov vyžaduje, aby vyplnili, podpísali a predložili výtlačok pre každú odchádzajúcu zákaznícku objednávku a postupy označovania, ktoré zaznamenávajú a identifikujú položky inventára vrátane opisov, čísel častí, opatrenia a množstvá.
