Výplaty v hotovosti predstavujú spôsob, akým organizácia, napríklad obchodná alebo vládna agentúra, riadi jej použitie finančných prostriedkov. Vyplatenia sa uskutočňujú v rôznych oblastiach podnikania alebo v rôznych účtoch vytvorených pre zamestnanecké požitky a iné spôsoby použitia. Organizácie vytvárajú vnútorné kontroly, alebo vlastné pravidlá a predpisy, na vyplácanie peňazí týmto spôsobom. Takéto vnútorné kontroly sú zvyčajne potrebné na to, aby organizácia fungovala, ale prichádzajú s vnútornými nedostatkami, ktoré by si vedúci organizácie mali všimnúť.
Nesprávne ovládacie prvky
Vnútorné kontroly vytvára a rozhoduje v podnikaní, zvyčajne predstavenstvom pre spoločnosť, ale lídrami vo všetkých typoch organizácií. Tieto rozhodnutia nie sú vždy vhodné. Kontrola môže byť v niektorých oblastiach príliš laxná, čo spôsobuje obavy o bezpečnosť a príliš prísne v iných oblastiach, čo vedie k časovo náročným a neprimeraným oneskoreniam financovania. To je jeden z dôvodov, prečo sa organizácie môžu rozhodnúť, že vykonajú osobitnú kontrolu vnútorných kontrol, aby získali externé stanovisko.
Chýbajúce ovládacie prvky a špecifické okolnosti
Ak interné ovládacie prvky nie sú regulované externým orgánom, existuje tiež šanca, že niektoré potrebné ovládacie prvky môžu byť preskočené. Napríklad, organizácia môže mať podrobné kontroly pre vyplácanie hotovosti pre bežné podnikateľské projekty, ale môže to byť stratou, pokiaľ ide o úhrady za nový grantový program jednoducho preto, že za daných okolností neboli vytvorené pravidlá. Takéto slepé miesta môžu viesť k budúcim problémom s neadekvátnymi kontrolami.
zodpovednosť
Zodpovednosť znamená bezpečnosť vnútorných kontrol a ich schopnosť odolať zneužitiu a zneužitiu. Pri riešení veľkých hotovostných platieb, sprenevera a iných typov krádeží alebo podvodov sú možnosti. Vnútorné kontroly, ktoré majú chybné systémy sledovania (napríklad absencia prihlásenia do systému) alebo iné problémy majú zlé funkcie zodpovednosti. Vytvárajú medzery, ktoré môžu spôsobiť, že spoločnosť stratí peniaze prostredníctvom bezohľadného správania.
Problémy neustáleho prispôsobovania
Vyplácanie hotovosti sa robí zriedka rovnakým spôsobom počas celého života organizácie. Systémy a postupy schvaľovania sa menia v podobe organizácie a vývoja nových technológií. Bezpečnostné opatrenia môžu zmeniť kanály, pomocou ktorých sa hotovosť pohybuje. Nové vládne nariadenia môžu pridať ďalšie kroky. Avšak vnútorné kontroly sa nemusia meniť tak rýchlo, čo zanechá organizáciu zaostávajúcu, pretože sa pokúša splniť nové požiadavky s zastaranými stratégiami.
