Bezpečnostné programy, ktoré obsahujú zdokumentované pravidlá a postupy, zachraňujú zamestnancov pred nehodami a šetria peniaze spoločnosti. Podľa vedúceho bezpečnostného poradcu Mark Steinhofer z bezpečnostného manažmentu sa miera úrazov a chorôb zamestnancov znižuje o 20 percent a podniky vidia návratnosť investícií vo výške 4 až 6 dolárov za peniaze vynaložené na bezpečnostné programy. Napíšte bezpečnostné poznámky a dokumenty, ktoré dodržiavajú pokyny pre bezpečnosť a ochranu zdravia pri práci a sú zamerané na zamestnancov s riadnym školením a povereniami.
Zamestnávatelia sú viazaní na dodržiavanie
OSHA vyžaduje, aby zamestnávatelia poskytli bezpečnostné pokyny všetkým zamestnancom, ktorí vykonávajú prácu, ktorá by mohla byť nebezpečná. Vlastníkom malých podnikov, úradníkom zodpovedným za bezpečnosť, odborníkom v oblasti ľudských zdrojov, riaditeľom odbornej prípravy alebo iným zamestnancom povereným dohľadom a bezpečnosťou zamestnancov je zodpovedný za písanie bezpečnostných záznamov a ich rozdelenie príslušným zamestnancom. Napríklad vedúci môže byť zodpovedný za obehu poznámok o požiadavkách na nosenie tvrdých klobúkov v určitých oblastiach.
Zamestnanci dostanú príslušné bezpečnostné správy
Bezpečnostné poznámky musia byť navrhnuté tak, aby boli zamerané na príslušných zamestnancov, ktorí budú rozumieť a budú mať vplyv na bezpečnostné predpisy. Nevedomosť o tom, ako sa má práca vykonávať, nie je dôvodom na nedostatok bezpečnosti, podľa OSHA. Je zodpovednosťou zamestnávateľa zaškolenie pracovníkov, ktorí nie sú riadne certifikovaní alebo vyškolení v rizikových zamestnaniach. Ľudské zdroje môžu napríklad zostavovať zoznam pracovných titulov zamestnancov, napríklad vrátane úrovne ich prístupu, napríklad "iba certifikovaní prevádzkovatelia žeriavov môžu vstúpiť do dvora pri používaní strojov." Táto správa by mohla ísť v poznámke a zverejniť ju pracovnej oblasti.
Memo obsah je kontrolovaný proti firemným protokolom
Zamestnávatelia a manažéri vytvárajúci bezpečnostné poznámky by mali porovnávať obsah dokumentov s kontrolnými zoznamami spoločnosti, ktoré určujú základné požiadavky v bezpečnostnej dokumentácii. Ak sa napríklad odovzdá nové rozhodnutie OSHA, poznámka by mala výslovne uviesť požiadavky a správcovia by mali skontrolovať znenie, aby sa zabezpečila ich presnosť. Nové smernice, ktoré zostávajú zo správnej rady alebo od bezpečnostnej komisie, by sa mali riadiť kontrolným zoznamom poskytnutým tvorcom pravidiel. Poznámky by mali obsahovať pokyny pre zamestnancov na poskytnutie spätnej väzby, aby sa zabezpečilo, že budú rozumieť smerniciam. Spomienka môže obsahovať mená tých, ktorí ju potrebujú prečítať, s požiadavkou, aby každý určený zamestnanec začal po svojom mene.
Nesplnenie pokút
Zamestnávatelia môžu čeliť prísnym pokutám zo strany OSHA, ak neposkytnú zamestnancom jasné bezpečnostné pravidlá a predpisy. Zamestnávatelia, u ktorých sa predpokladá, že nerešpektujú bezpečnosť zamestnancov tým, že nedodržiavajú smernice OSHA, môžu byť pokutované až do výšky 70 000 USD za porušenie. Nedodržanie bezpečnostných poznámok a nariadení OSHA môže viesť aj k pokute. Ak bol zamestnávateľ citovaný z dôvodu porušenia bezpečnostných pravidiel, zamestnávateľ tiež musí zverejniť kópiu tohto porušenia na obyčajný pohľad na tri dni alebo až kým sa problém nevyrieši. Okrem toho musia byť všetky poznámky a výcvikové materiály k dispozícii zamestnancom v jazyku, ktorému rozumejú. Zamestnávatelia môžu napríklad preložiť porušenia a postúpiť vedľajšie kópie porušenia v angličtine, španielčine, arabčine a akýchkoľvek iné jazyky, ktoré hovoria zamestnanci, aby sa predišlo dodatočným pokutám. Je na ľudských zdrojoch alebo manažéroch prenájmu, aby preložili a poskytli všetky školenia a príručky v jazykoch, ktorými hovoria aj zamestnanci.
