Ak existuje jedna vec, ktorú majú zamestnanci skôr rada ako schôdzky, práve vtedy, keď sa zmenil čas stretnutia, nútiť ich, aby zodpovedajúcim spôsobom zmenili svoje plány. Napriek tomu je oveľa horšie, že vaši zamestnanci nemusia byť informovaní. Udržujte svojich zamestnancov v slučke napísaním správy, ktorá im upozorňuje na zmenu. Možno sa správa správa nepáči, ale ocenia, že vaša poznámka - ako všetky najlepšie formy vnútornej komunikácie - je krátka a dosť.
Napíšte informačnú hlavičku vašej poznámky. Vypláchnite doľava a na štyroch oddelených riadkoch, napíšte "Dátum", "To", "Od" a "Predmet". Každá časť by mala nasledovať dvojbodka. Po "Od:" napíšte svoje meno a názov.
Napíšte maximálne tri oddelené odseky o zmene času stretnutia a dvojitom oddelení medzi odsekmi. V prvom odseku poukazujem na predchádzajúci čas a rozvrhnutie stretnutia. Uveďte, či sa miesto stretnutia zmenilo alebo zostalo rovnaké.
Vysvetlite dôvod zmeny času pozitívnym spôsobom. Zamestnanci sa môžu spýtať, prečo sa zmenil čas stretnutia, ale existuje potenciál ohroziť dôverné organizačné informácie. Riešenie problému pozitívne povedané: "Čas schôdze sa zmenil tak, aby lepšie vyhovoval potrebám a harmonogramom všetkých, ktorých prítomnosť sa vyžaduje na stretnutí."
Napíšte pozitívny tretí odsek. Napríklad: "Ďakujeme vopred za vašu spoluprácu pri prispôsobení tejto zmeny plánu. Teším sa na stretnutie s tebou (čas a miesto stretnutia)."
Napíšte svoje iniciály po vašom mene, aby ste získali ďalšiu prítomnosť a dôveryhodnosť. Nemusíte podpísať spodnú časť poznámky, pretože vaše meno je vytlačené v hornej časti v záhlaví.
Otestujte a upravte svoju poznámku skôr, ako ju budete šíriť. Nikdy nenechávajte zamestnanca zachytiť chybu v žiadnom z vašich komunikačných materiálov.
Správne rozširovať poznámku a zaistiť najlepšiu expozíciu. Pamätajte si, že nechcete, aby sa neprítomný zamestnanec vrátil späť na legendárnu kanceláriu. "Myslím, že som nedostal túto poznámku." Celopodnikové poznámky sú často uverejňované v jedálňach a miestnostiach. Pre pridané "poistenie" urobte kópiu poznámky pre každého zamestnanca a umiestnite ho do svojej schránky alebo na jeho stôl.
