Vo svete podnikania môže vzniknúť množstvo rôznych výdavkov na každodennej báze. Namiesto vydania nákupnej objednávky na nákup týchto položiek mnoho podnikov používa drobný hotovostný fond. Drobný peňažný fond je suma hotovosti, ktorú podnik využíva na uskutočňovanie malých, rôznorodých nákupov.
Peňažná hotovostná transakcia
Drobná hotovostná transakcia je taká, v ktorej zamestnanec alebo vlastník podniku vyberá peniaze z drobného peňažného fondu s cieľom kúpy niečoho pre podnikanie. Keď jednotlivec vyberie peniaze z drobného peňažného fondu, zaznamená to v drobnom účte. Nákup môže byť vykonaný pre podnikanie a všetky peniaze, ktoré zostali, môžu byť prevzaté späť do drobného peňažného fondu. Drobné hotovostné fondy sú často vytvorené vlastníkom firmy jednoducho napísaním obchodnej šeky na hotovosť.
Pokladničné nákupy
Peniaze v drobnom peňažnom fonde môžu byť použité na mnohé účely v pravidelných obchodných činnostiach. Napríklad väčšina firiem potrebuje kúpiť náhodné dodávky, ako poštové známky, obálky, papier alebo perá. Niektoré úrady používajú drobné hotovostné peniaze na zaplatenie príležitostných kancelárskych obedov, parkovacích poplatkov alebo iných výdavkov, ktoré vzniknú počas dňa. Vlastník podniku alebo manažér oddelenia zvyčajne stanovuje štandardy toho, na čo môžu byť použité peniaze.
Sledovanie Petty Cash
Zamestnanci majú k dispozícii dostatok peňazí, ktoré si vyžadujú určitý dohľad, aby sa zabezpečilo, že fond nebude zneužívaný. Obvykle je depozitár poverený drobným peňažným fondom. Potom, keď niekto chce použiť časť peňazí, musí vyplniť poukážku alebo nejakú inú formu požadujúcu vyplatenie. Po uskutočnení nákupu musí jednotlivec tiež vrátiť potvrdenie o transakcii správcovi drobného peňažného fondu. Týmto spôsobom môže správca presne sledovať, kde sa nachádzajú všetky peniaze.
účel
Hlavným účelom vytvorenia drobného peňažného fondu je šetriť čas a úsilie. Bez drobného peňažného fondu by osoba zodpovedná za písanie obchodných šekov mala v konečnom dôsledku zapísať mnohé kontroly v priebehu prevádzky. Namiesto toho môže jednotlivec periodicky zapísať šek na hotovosť a potom môže správcovi dohliadať na túto sumu hotovosti. Znižuje množstvo práce a vedie k menšiemu počtu transakcií.
