Komentár k pracovnému výkonu zamestnanca sa môže uskutočniť v priebehu ročného hodnotenia výkonnosti alebo môžu byť pripomienky poskytnuté počas neformálnych rozhovorov so zamestnancom. Vedúci pracovníci, ktorí hodnotia pracovný výkon zamestnanca, by sa mali riadiť určitými protokolmi a firemnými postupmi, keď dávajú zamestnancom spätnú väzbu o svojich výkonnostných úrovniach. Komentáre o pracovných výkonoch zamestnancov by sa mali robiť racionálnym a dobre zdokumentovaným spôsobom s dostatočnou príležitosťou, aby zamestnanec poskytol vstupné informácie.
Prečítajte si personálny spis zamestnanca. Ak robíte výročné hodnotenie výkonnosti a máte v úmysle poskytnúť pripomienky ako súčasť hodnotiaceho stretnutia, prečítajte si toľko dokumentov, ktoré sú k dispozícii na vyhodnocovacie obdobie. Napríklad disciplinárne a nápravné opatrenia, záznamy o dochádzke, záznamy o práci, pochvaly a sebahodnotenie zamestnancov sú materiály, ktoré by ste mali skontrolovať pred stretnutím so zamestnancom s cieľom poskytnúť pripomienky k výkonu. Pred vytvorením pripomienok k hodnotiacemu obdobiu pri každoročnom hodnotení si pozrite výkonnosť práce zamestnanca v jeho úplnosti.
Naplánujte si čas na stretnutie so zamestnancom o jeho vystúpení. Ak by zamestnanec neočakával stretnutie s vami, aby ste prediskutovali výkon, povedzte presne, čo je predmetom stretnutia, a povzbudzujte ju, aby priniesla príslušné materiály a poznámky o jej vystúpení. Pripomeňte zamestnancovi, že schôdzka má byť konverzáciou - nie jednostrannou správou o jej výkonoch bez akýchkoľvek vstupov alebo spätnej väzby zamestnancov.
Začnite schôdzku na pozitívnej poznámke tým, že uznáte príspevky zamestnanca, jeho kvalifikáciu a ako spoločnosť oceňuje svoje schopnosti a kvalifikáciu. Poskytnite pripomienky a zálohujte svoje pripomienky s dokumentáciou. Sledujte fakty a osobné pozorovania pracovných záležitostí. Nepoužívajte akustický tón, keď poskytnete konštruktívnu spätnú väzbu a nespoliehajte sa na informácie z druhej ruky, pokiaľ nie je k dispozícii písomná dokumentácia na zdôvodnenie pozorovania ostatných. Účinné komunikovanie so svojím zamestnancom počas tohto stretnutia je nevyhnutné. Nolo, poskytovateľ právnych informácií pre zamestnávateľov, poskytuje tipy na poskytnutie spätnej väzby zamestnancov vo svojom liste s názvom "Ako vykonávať hodnotenie zamestnancov". Uvádza: "Zamerajte sa na to, ako dobre (alebo zle) pracovník vykonáva prácu - nie na osobné vlastnosti alebo vlastnosti pracovníka."
Preskúmajte konkrétne prípady, keď ste pozorovali zamestnanca, ktorý vykonáva svoje pracovné povinnosti. Poskytnite vyváženú spätnú väzbu - inými slovami, nezameriavajte sa na prísne konštruktívnu alebo negatívnu spätnú väzbu, a to aj vtedy, ak to bol zámer vašej konverzácie. Uveďte príklady výkonnosti zamestnancov, ktoré spĺňajú očakávania výkonnosti spoločnosti. Identifikujte oblasti, v ktorých sa domnievate, že zamestnanec preukazuje vynikajúci výkon, a vyznačte si oblasti, v ktorých by mohol zlepšiť výkon.
Dokumentujte svoj rozhovor so zamestnancom. Ak je stretnutie vyvrcholením hodnotenia výkonnosti, poskytnite zamestnancovi kópiu hodnotiaceho dokumentu a požiadajte ju, aby ho podpísal. Ak je to neformálne stretnutie, v ktorom poskytujete konštruktívnu spätnú väzbu a návrhy na zlepšenie, zapojte zamestnanca do dialógu o tom, ako zlepšiť jej výkonnosť. Opýtajte sa, aké vzdelanie a zdroje potrebuje na zlepšenie, a uveďte, kedy budete s ňou nasledovať, aby ste poskytli nástroje, ktoré potrebuje. Ak sa na stretnutí prediskutuje výkon, ktorý presahuje očakávania spoločnosti, povedzte zamestnancovi, že zhrnete svoje pripomienky a dáte kópiu zhrnutia do osobného spisu, ako aj poskytnite jej kópiu.
