Komunikácia dodatočného zadania úloh prostredníctvom internej firemnej poznámky je dobrý spôsob, ako vytvoriť zodpovednosť a uistiť sa, že váš zamestnanec rozumie novým povinnostiam. Rovnako ako s ostatnými obchodnými poznámkami, ponechajte ich krátke a jednoduché tým, že zahrniete len toľko informácií, ktoré je potrebné pre zamestnanca, aby pochopil pokyny.
Memo formát
Napíšte jasný popisný názov. Ak posielate poznámku prostredníctvom e-mailu, zadajte aj názov do poľa predmetu, označte e-mail s príznakom vysokej dôležitosti a uveďte potvrdenie o prečítaní. Hoci by ste mali všeobecne sledovať typický formát spomienky tým, že zahrniete záhlavie, úvodné vyhlásenie, segment úloh a zatvorenie, diskusia a súhrnné sekcie zvyčajne nie sú potrebné. V úlohovom segmente použite číselný zoznam alebo odrážky na identifikáciu a zvýraznenie nových alebo dodatočných povinností.
Informačný obsah
Segmenty otvorenia a úlohy sú najdôležitejšími časťami tohto typu poznámok. Uveďte potrebné informácie o pozadí v úvodnej časti. Povedzte napríklad zamestnancovi, prečo pripisujete ďalšie povinnosti a keď začnú tieto nové povinnosti. Dátumy a časy dodávok pre akékoľvek stretnutia, ktoré sa môžu uskutočniť skôr, ako zamestnanec prevezme dodatočné povinnosti. V prípade potreby uveďte kontaktné miesto, na ktoré sa zamestnanec môže obrátiť na otázky. Definujte všetky dodatočné povinnosti - jasne a úplne - v úlohách. Zatvorte poznámku s krátkym poďakovaním a úprimným prejavom podpory.
