Väčšina spoločností pripravuje ročný rozpočet, ktorý sa bežne nazýva aj ročný plán. Najvyššie vedenie, najmä generálny riaditeľ, je zodpovedný za schválenie konečného rozpočtu, ktorý sa potom stáva sprievodcom pre prevádzku spoločnosti. Schvaľovací proces môže niekedy trvať dlhšie ako samotná príprava rozpočtu, pretože sa musia urobiť ťažké rozhodnutia o stanovení priorít výdavkov. Vykonanie týchto rozhodnutí si vyžaduje rozsiahlu diskusiu medzi manažmentom.
Konsolidácia rozpočtu
V spoločnostiach, ktoré sú dostatočne veľké na to, aby mali oddelenia alebo divízie, sú manažéri týchto funkčných jednotiek zodpovední za prípravu vlastných rozpočtov, ktoré predkladajú finančnému oddeleniu. Rozpočtové oddelenia sú konsolidované finančnými pracovníkmi na vytvorenie rozpočtu pre spoločnosť ako celok. Rozpočtový proces často začína najvyšším manažmentom, ktorý poskytuje usmernenia pre divíznych manažérov, ako sú predpoklady o tom, aké bude ekonomické prostredie v nadchádzajúcom roku. Či je rozpočet manažéra schválený alebo nie, často závisí od toho, ako dôsledne dodržiava dané pokyny. Ak sa vrcholový manažment snaží znížiť náklady, manažér, ktorý navrhuje 20-percentný nárast výdavkov pre svoje oddelenie, bude s najväčšou pravdepodobnosťou musieť upraviť svoj rozpočet.
Prehľad finančného personálu
Finančné oddelenie vykonáva prvotné prehľady rozpočtov oddelení. Analyzujú navrhované výdavky alebo v prípade oddelení produkujúcich príjmy predpoklady použité pri príprave prognózy príjmov. Hľadajú výrazné odchýlky od minuloročného rozpočtu. Ich cieľom je zabezpečiť, aby každý rozpočet bol rozumný a dosiahnuteľný. Tiež chcú identifikovať potenciálne zníženie rozpočtu v prípade, že vrcholový manažment rozhodne, že celkové navrhované výdavky pre spoločnosť sú príliš vysoké.
Preskúmanie vedením spoločnosti Top
Najvyššie vedenie sa pozerá na konsolidovaný rozpočet a rozhoduje, či sú prognózy príjmov a zisku v súlade s cieľmi, ktoré stanovili pre nasledujúci rok. Ak je plánovaný zisk nižší ako to, čo očakávalo, spoločnosť musí buď určiť spôsoby, ako vytvoriť dodatočné príjmy, alebo znížiť výdavky na zlepšenie zisku. Analýza poskytnutá finančným oddelením je mimoriadne užitočná na to, aby im pomohla identifikovať oblasti, ktoré potrebujú ďalšie vysvetlenie od divíznych manažérov - alebo výdavky, ktoré sa zdajú príliš vysoké a môžu byť znížené.
Diskusia s manažérmi divízií
Vrcholové vedenie sa stretne s každým manažérom divízie, niekedy s účasťou finančného zamestnanca, aby lepšie pochopil požiadavky na rozpočet, ktoré manažér predložil. Manažér divízie musí byť pripravený brániť svoje žiadosti. Najvyššie vedenie musí zvážiť dôsledky veľkých rozpočtových škrtov. Zníženie marketingových výdavkov môže mať napríklad nepriaznivý vplyv na budúce príjmy. Vrcholový manažment má náročnú úlohu zabezpečiť, aby každé oddelenie disponovalo potrebnými prostriedkami na efektívne fungovanie, pričom celkové výdavky zostali dostatočne nízke, aby spoločnosť mohla udržať ziskovosť.
Robiť ťažké rozhodnutia
Vedúci oddelenia nemusí byť spokojný s jeho konečným rozpočtom, ak vidí, že vrcholový manažment urobil výrazné škrty. Dúfajme, že vrcholový manažment oznámil dôvody týchto tvrdých rozhodnutí. Po dokončení procesu schvaľovania rozpočtu by mal každý manažér pocit, že sa s ním zaobchádza spravodlivo. V ideálnom prípade má pocit, že má dostatok prostriedkov na dosiahnutie svojich cieľov v oddelení a ako výsledok je pripravený vynaložiť maximálne úsilie v nadchádzajúcom roku.
