Existuje množstvo procedúr a postupov verejného obstarávania, existujú však niektoré postupy, ktoré by mali byť spoločné pre všetky oddelenia obstarávania. Patria medzi ne výber dodávateľov, požadovanie informácií, predkladanie ponúk, vyhodnotenie ponúk, zadanie zákazky a kontrola.,
Výber dodávateľa
Organizácie majú vo všeobecnosti preferovaný zoznam schválených dodávateľov, ktorý spravuje oddelenie obstarávania. Ide o spoločnosti, ktoré prešli výberovým procesom a zistili, že najlepšie uspokojujú potreby spoločnosti.
Žiadajúce informácie
Ak existuje požiadavka na nákup položiek, ktoré súčasní preferovaní dodávatelia nie sú schopní získať, spoločnosť zvyčajne prešetrí trh. Táto požiadavka bude odoslaná vybraným dodávateľom, ktorí budú požiadaní o ponuku. Pri žiadostiach s nízkou hodnotou sa zasiela neformálna žiadosť o informácie alebo žiadosť o cenovú ponuku určeným dodávateľom. V prípade položiek s vyššou hodnotou sa bude postupovať v plnom rozsahu. Toto môže často trvať až šesť mesiacov od identifikácie potreby konečného zadania zákazky.
Tender Returns
Od dodávateľov sa zvyčajne žiada, aby vrátili svoje ponuky menovanému úradníkovi do určeného času a dátumu. Ponuky môžu obsahovať opis služby alebo tovaru, ktorý ponúka dodávateľ, navrhované náklady na vykonanie potrebnej práce alebo poskytnutie potrebných dodávok, finančné informácie o spoločnosti a akékoľvek otázky, ktoré kúpna organizácia požadovala od potenciálneho dodávateľa.
Vyhodnotenie ponúk
Keď sú ponuky / ponuky vrátené, nákupná organizácia zvyčajne má stanovený čas na vyhodnotenie výnosov, uzavretie zmluvy a informovanie úspešných aj neúspešných dodávateľov. Pred odoslaním súťažných dokumentov bude nákupná organizácia vypracovať hodnotiace kritériá, podľa ktorých budú kandidáti označovaní a hodnotení. Úvahy ako cena a kvalita sú zvyčajné hodnotiace kritériá.
Zadanie zákazky
Po vyhodnotení a hodnotení ponúk sa dodávatelia oznámia so súhlasom alebo zamietnutím. Úspešní dodávatelia sú tiež písomne informovaní. Je najlepšou praxou pri obstarávaní ponúknuť neúspešným dodávateľom šancu na debriefing. To im umožňuje zistiť, prečo nebola vybraná ich ponuka a lepšie pochopiť budúce tendre.
Záver zmluvy
Po dodaní služby / dodávky bude nákupná organizácia skontrolovať, či bola splnená kvalita, množstvo a špecifikácia. V tomto bode organizácia vydá platbu. V mnohých prípadoch je bežnou praxou uskutočniť poúčtové stretnutie medzi nákupnou organizáciou a dodávateľskou organizáciou. Poskytuje šancu každej strane, aby ponúkla spätnú väzbu a vypracovala dokument post-mortem o budúcich zmluvných činnostiach.
