Vnímanie spoločnosti alebo agentúry verejnosťou môže byť výrazne ovplyvnené jej vonkajšou komunikáciou, zatiaľ čo spokojnosť zamestnancov spoločnosti závisí čiastočne na jej vnútornej komunikácii. Vytváranie efektívnej správy alebo komunikačnej kampane začína skúmaním niekoľkých faktorov.
Odpoveď na hlavnú otázku
Vo svete, kde sú ľudia zaplaveni tisíckami správ každý deň, ich hlavnou otázkou je často "Prečo by som sa mal zaujímať?" Alebo "Čo je pre mňa?" Efektívna komunikácia je jasná pre čitateľa alebo poslucháča. Opýtajte sa, aké informácie by pre vás boli najdôležitejšie, keby ste boli členom publika a uistite sa, že vaše materiály dodajú tieto podrobnosti. Zdôraznite výhody na začiatku správy alebo materiálov pred pridaním menej dôležitých informácií.
zjednodušenie
Udržiavanie komunikácie jednoducho zvyšuje pravdepodobnosť, že bude efektívna. Zacieľte úroveň čítania šiesteho až ôsmeho ročníka pre písané materiály. Nepoužívajte akronymy, regulačné výrazy alebo žargón. Odstráňte slová, ak priemerná osoba, ktorú ste zastavili na ulici, nebude vedieť, aký význam majú. Pri príprave písomných materiálov si ponechajte krátke vety a rozdeľte kópie s nadpismi a grafikou. Stránka, ktorá je plná textu, nie je atraktívna pre potenciálnych čitateľov.
metódy
Sprístupniť informácie zákazníkom a zamestnancom prostredníctvom rôznych formátov. Správy, textové správy a e-maily môžu byť použité na oznamovanie naliehavých informácií, zatiaľ čo informačné bulletiny môžu byť vhodnou voľbou pre obsah, ktorý je menej časovo citlivý. Webová stránka je dôležitá pre komunikáciu s externým publikom a dobre organizovaný intranet, ktorý zobrazuje obsah a praktické zdroje, môže byť veľmi užitočný pre zamestnancov. Začlenenie video prezentácií vám umožní osloviť vizuálnych študentov a ponúknuť nové perspektívy alebo detaily. Usporadúvanie stretnutí so zamestnancami alebo verejnosťou ponúka osobnú interakciu, ktorá môže stavať dôveryhodnosť a ukázať, že publikum je cenené.
včasnosť
Informácie, ktoré musia zákazníci vedieť, by mali byť oznámené čo najskôr. Ak sa vaše publikum naučí informácie z médií namiesto priamo z vašej organizácie, môže to byť vnímanie, že ste chceli skryť informácie, alebo že sa o vaše publikum skutočne nestaráte. Centrá pre kontrolu chorôb uvádzajú v príručke krízovej komunikácie, že dve z najzávažnejších chýb organizácie môžu pri komunikácii so zainteresovanými stranami poskytovať informácie, ktoré sú príliš málo a príliš neskoro, alebo sa stretávajú ako s arogantnými a nehodnocujúcimi zainteresovanými stranami. Tieto myšlienky sú zhrnuté v slogane agentúry: "Buďte prvý. Mať pravdu. Buďte dôveryhodní."
Transparentnosť a frekvencia
Zamestnanci a verejnosť často podozrievajú korporácie a vládne agentúry, ale môžete zvýšiť transparentnosť vašich správ. Vedúci pracovníci by mali byť pripravení so zlými správami a byť ochotní vyjadriť ľútosť, ktorú majú o ťažkých okolnostiach. Zdieľanie argumentácie za ťažké rozhodnutia môže tiež stavať pochopenie.
"Keď odhalíte škodlivé informácie, ktoré ste nemuseli odhaľovať, získate si povesť transparentnosti," hovorí Peter Sandmann, odborník na komunikáciu v oblasti rizík a firemný konzultant. "Ľudia si začínajú všimnúť, že keď robíte niečo zlé, tak to hovoríte; Z toho vyplýva, že keď to nehovoríte, neurobil si nič zlého."
Zákazníci a zamestnanci by nemali len počuť od vás, keď sú správy zlé.Mesačný informačný bulletin alebo štvrťročné stretnutia môžu zamestnancov informovať o činnosti spoločnosti, zatiaľ čo články na webových stránkach spoločnosti a opt-in e-maily udržiavajú zákazníkov v slučke.
