Počas auditu môže riadenie podniku pocítiť, že má malý vplyv na proces alebo výsledok auditu. Po dokončení auditu oddelením vnútorného auditu, firemných audítorov alebo externých audítorov, riadenie podnikov preberá a zodpovedá za vypracovanie odpovede na správu. Odpovede auditu by mali byť konkrétne, včasné a mali by mať k dispozícii potrebný rozpočet.
Písanie spoľahlivých reakcií na audit je dôležité, pretože audítori a výkonný manažment budú mať vedenie podniku zodpovedné za poskytnutie akýchkoľvek kontrolných vylepšení, na ktoré sa zaväzujú.
Reagovanie na správu o audite
Zaviazať sa k konkrétnym nápravným opatreniam v súvislosti s kontrolnou slabosťou, ktorú zistili audítori, a neumožňujú priestor na interpretáciu vašich úmyslov. Audítori preveria vašu odpoveď na audit a určia, či vyrieši nedostatky kontroly, ktoré identifikovali. Ak to váš vzťah s audítormi dovoľuje, obráťte sa na ne, keď pripravujete každú odpoveď a získajte spätnú väzbu. Buďte čo najjasnejší vo svojej odpovedi, pretože sa audítori vrátia, aby overili, či ste vykonali akcie, na ktoré ste sa zaviazali.
Nastavte realistické dátumy na vykonanie zlepšenia kontroly, ako to odporúča štátny úrad štátneho kontrolóra v New Yorku, a buďte veľkorysí bez toho, aby ste boli nadmerní. Kontrolné nedostatky, najmä tie, ktoré sa týkajú systémov informačných technológií, môžu trvať dlhšie, než sa pôvodne plánovalo. Väčšina oddelení audítorov a manažéri výkonných obchodných spoločností očakávajú, že vám prinesiete zlepšenia v pláne, ktorý ste nastavili. Úpravy časového rámca môžu byť povolené, ale budú sa zamračiť, ak sa vo vašej firme nevyskytne drastická zmena, ktorá by vyžadovala zmenu.
Overte si, či máte rozpočet na svojom mieste alebo či ho budete mať k dispozícii na vykonanie kontrolných zmien, na ktoré sa zaväzujete vo svojej reakcii na audit. Určte všetky náklady, vrátane vylepšenia zariadení a systémov, postupov pri opakovaní zápisu a dodatočného počtu pracovníkov, ktoré budú potrebné na vyriešenie slabosti kontroly. Zvýšte svoj rozpočet na svojho manažéra a zabezpečte, aby boli finančné prostriedky prerozdelené z iných oblastí alebo boli uvoľnené nové finančné prostriedky, ktoré umožnia dodať zlepšenia v rámci vašich časových rámcov. Vo všeobecnosti výkonný manažment bude chápať potrebu zlepšenia kontroly odporúčaného audítormi a nájsť prostriedky na tieto zmeny. Ak sa zaväzujete skontrolovať zlepšenie vašej reakcie na audit a nie ste schopní ich doručiť z dôvodu nedostatkov rozpočtu, audítori to neprijmú ako ospravedlnenie.
Určite jednotlivca alebo jednotlivcov, ktorí budú zodpovední za implementáciu kontrolných zmien. Viacero jednotlivcov môže byť zodpovedných, ak zmena zahŕňa viac ako jedno oddelenie, napríklad operácie, technológie a ľudské zdroje. Uistite sa, že menovaní jednotlivci majú právomoc vykonať zmeny.
Tipy
-
Bez ohľadu na to, aký ste frustrovaní v procese auditu alebo jeho výsledku, pokúste sa udržiavať svoje interakcie s audítormi a vašimi odpoveďami v podnikaní. Vaše profesionálne správanie bude platiť dividendy, keď budete v budúcnosti spolupracovať s audítormi.
