Písanie v obchodnom formáte sa líši od iných typov písania. Pokyny sú prísnejšie a štýl, ktorý píšete, je zvyčajne predurčený. Cieľom pri písaní v obchodnom štýle je vždy byť profesionálny. Veľká časť písaného textu bude pre existujúcich alebo potenciálnych klientov, spolupracovníkov alebo nadriadených. Niektoré z týchto dokumentov môžu ovplyvniť to, ako vy alebo vaša spoločnosť vykonávate, preto je nevyhnutné dodržiavať tieto pokyny.
Pri písaní obchodného listu použite formát bloku, upraveného bloku alebo polobloku. Blokový formát je najčastejšie používaný. V tomto formáte je všetko ľavé a oddelené, s výnimkou dvojitého medzery medzi odsekmi.
Napíšte svoj dokument pre publikum. Zamerajte sa na svoje potreby a záujmy namiesto vašich. Premýšľajte o tom, čo čitatelia potrebujú vedieť, a určte vhodný spôsob prenosu informácií týmto konkrétnym čitateľom.
Použite formálny tón pri písaní nadriadeným alebo klientom. Používajte iba neformálny tón pre poznámky alebo e-maily pre spolupracovníkov.
Zdôraznite pozitívne informácie a zamerajte sa na prínos pre čitateľa. Je to dôležité najmä pri písaní listu obsahujúceho negatívnu správu.
Napíšte jasne a stručne. Môžete to urobiť tým, že udržíte krátke odstavce, uvedením dôležitých informácií na začiatku dokumentu a odsekov a pomocou zoznamov, ak je to možné. To pomáha vašim čitateľom, ktorí sú zvyčajne tlačení na čas, nájsť dôležité informácie aj vtedy, keď dokladujú len dokument.
Korektujte svoj dokument, aby ste sa uistili, že neobsahuje pravopisné, gramatické a interpunkčné chyby. Akékoľvek chyby vo vašom písaní môžu spôsobiť, že sa zdajú byť neprofesionálne alebo neopatrné.
Tipy
-
Všeobecne je v poriadku používať slová "Ja" a "Vy" v obchodnom dokumente. Pri používaní slova "my" však buďte opatrní, pretože to premenia vaše slová na reflexiu celej spoločnosti.
Vždy používajte dvojbodku, nie čiarku, po pozdravení v obchodnom liste.
