Návrh oddelenia sa zvyčajne používa na získanie prostriedkov na nový alebo rozšírený program, novú službu alebo iný spôsob vykonávania bežnej činnosti, ktorá bude vyžadovať schválenie pre čerpanie rozpočtových prostriedkov oddelenia. Musí byť dostatočne krátka na to, aby rešpektovala čas rozhodovania, ale bol dostatočne rozsiahly, aby získal súhlas. Návrh môže byť odpoveďou na žiadosť o predkladanie návrhov (RFP) alebo môže byť nevyžiadaný.
Príprava návrhu
Vykonajte svoj výskum. Prečítajte si dôkladne RFP alebo príručku pre návrh oddelenia. Viete, čo žiadajú (formát, dĺžka, počet sekcií). Postupujte presne podľa pokynov. neimpromisujte.
Viete, kto predkladáte návrh: generálnemu riaditeľovi, správnej rade alebo vedúcemu oddelenia. Budete musieť navrhnúť návrh podľa ich pohľadu. Generálny riaditeľ bude potrebovať strategickejší pohľad, zatiaľ čo manažér bude potrebovať viac procedurálnych podrobností. Správna rada bude pozostávať z obidvoch, takže obidva ciele by mali byť dobre zdokumentované.
Prečítajte si strategický plán oddelenia alebo jeho ekvivalent. Budete musieť ukázať, ako váš návrh spĺňa strategický cieľ alebo kľúčový výsledok. Prečítajte si všetky ostatné príslušné dokumenty oddelenia, najmä tie, ktoré odkazujú na oblasť, v ktorej pracujete.
Vývoj návrhu
Začnite s históriou problému, ktorý vyriešite alebo vám poskytneme služby. Popíšte potrebu alebo poskytnite analýzu potrieb. Uveďte svoje chápanie štruktúry rezortu a kde sa tento návrh hodí.
Identifikujte výhody vášho návrhu - ak je to možné kvantitatívne. Zvýraznite silu a príležitosti kvantitatívne a ukážte riešenia slabých stránok a hrozieb. Popíšte možnosti a možné alternatívy z hľadiska relatívnych nákladov a prínosov. Robia analýzu rizík; zahŕňajú právne aspekty a identifikujú riešenia identifikovaných rizík. Uveďte svoju preferovanú možnosť a ukážte prečo.
Identifikujte ľudské a materiálne zdroje, ktoré sa budú vyžadovať pre odporúčanú možnosť, pokiaľ ide o počet aj náklady. Uistite sa, že všetky vaše tvrdenia sú presné a máte zdroje na poskytnutie výsledkov, ktoré sľubujete.
Jasne uveďte časový rámec práce. Zahrňte základnú štruktúru zlyhania práce alebo graf Ganttov, ktoré sú zároveň nástrojmi na riadenie projektov. Ak nie ste s nimi oboznámení, nájdite kolegu, ktorý je. Nezabudnite uviesť mená všetkých kolegov, ktorí poskytujú významnú pomoc, či už verbálne alebo v návrhu.
Pred odoslaním návrhu ho nechajte 24 hodín. Prečítajte si ho dôkladne a zistite akékoľvek nedostatky. utiahnite gramatiku. Požiadajte niekoho, komu dôverujete, o opravu a v prípade potreby prepíšte.
Vytvorte zhrnutie. Na jednej alebo menšej strane uveďte dôležité časti návrhu. Položte to ako prvú stránku. Druhá stránka by mala byť presný index alebo obsah.
Tipy
-
Ak sa chcete osobne zúčastniť prezentácie pred zrkadlom alebo prezentovať kolegu v suchu.
Nikdy nesľubujte to, čo nemôžete doručiť, alebo robiť nároky, ktoré sú neopodstatnené alebo nepravdivé.
