Účtovníctvo je zaznamenávanie, analýza a vykazovanie udalostí, ktoré sú pre spoločnosť významné. Účty obsahujú záznamy o zmenách v aktívach, pasívach, vlastnom imaní, výnosoch a nákladoch. Zvyčajná sekvencia krokov v procese nahrávania zahŕňa analýzu, prípravu účtovných zápisov a uverejnenie týchto záznamov do hlavnej knihy. Následné účtovné procesy zahŕňajú prípravu skúšobnej bilancie a zostavenie účtovnej závierky.
Základy: Debaty a úvery
Debaty a úvery sú základné účtovné nástroje na zmenu účtov. Debetné položky zvyšujú účty aktív a nákladov a znižujú účty pasív, vlastného imania a výnosov. Kredity zvyšujú účty pasív, vlastného imania a výnosov a znižujú aktíva a nákladové účty. Debaty a úvery sa nachádzajú na ľavej a pravej strane účtu T, ktorý je najzákladnejšou formou reprezentácie účtu.
analýza
Prvým krokom v procese nahrávania je analyzovať transakciu, určiť účtovné položky a zaznamenať ich do príslušných účtov. Analýza zahŕňa preskúmanie papierového alebo elektronického záznamu o transakcii, ako je faktúra, doklad o predaji alebo elektronický prevod. Medzi bežné transakcie patrí predaj produktov, poskytovanie služieb, nákup tovaru, platenie miezd, nákupná reklama a zaznamenávanie úrokových platieb. V účtovníctve na základe časového rozlíšenia musia spoločnosti zaznamenávať transakcie v tom istom období, v ktorom sa vyskytujú, bez ohľadu na to, či hotovosť prechádza alebo nie. Výnosové a nákladové transakcie ovplyvňujú príslušné účty výkazu ziskov a strát, ako aj súvahové účty. Niektoré transakcie môžu ovplyvniť iba súvahové účty.
Zápisy denníka
Zápisy denníka sú druhým krokom v procese nahrávania. Časopis je chronologický záznam transakcií. Záznam sa skladá z dátumu transakcie, sumy dlhu a úveru pre príslušné účty a stručnej poznámky vysvetľujúcej transakciu. Napríklad záznamy v účtovných knihách o predaji v hotovosti spočívajú v úvere (zvýšenie) predaja a v hotovosti. Príspevky denníka uverejňujú všetky dôsledky transakcie na jednom mieste. Sú tiež užitočné pri odhaľovaní a odstraňovaní chýb, pretože sumy na strane dlhu a úveru musia byť vyvážené na konci obdobia.
Vysielanie do knihy
Tretí a posledný krok v procese nahrávania je uverejňovanie záznamov denníka do hlavnej knihy, ktorá obsahuje súhrnné záznamy všetkých účtov. Každý záznam obsahuje polia pre dátum transakcie, komentáre, debety, úvery a nevyrovnaný zostatok. V predchádzajúcom príklade transakcie predaja zahŕňa proces účtovania zadanie čiastky úveru na predajný účet, debetnú sumu pre hotovostný účet a aktualizáciu príslušných zostatkov. Hlavná kniha môže byť vo forme spojiva, indexových kariet alebo softvérovej aplikácie.
