Podľa definície je komplexná správa určená na podrobnejšie preskúmanie témy alebo myšlienky. V podnikaní sa často používajú komplexné správy na ohodnotenie a prerokovanie finančnej situácie spoločnosti. Komplexné správy môžu byť použité aj na iné účely, napríklad na zhrnutie nového obchodného trendu alebo na opis nového cieľového trhu. Učenie, ako napísať komplexnú správu, môže byť užitočná obchodná zručnosť pre zamestnancov na akejkoľvek úrovni.
Skôr než začnete písať
Skôr ako začnete písať komplexnú správu, zhromažďujte všetky relevantné informácie, údaje, grafy, tabuľky a dokumenty, ktoré budete potrebovať na zmienku, keď píšete. Mali by ste vytvoriť náčrt, písací nástroj, ktorý vám pomôže usporiadať svoje myšlienky do štruktúrovaného formátu. Obrys sa zvyčajne skladá z krátkych viet alebo fráz, ktoré môžu slúžiť ako východiskové body pre rôzne časti vašej správy. Hoci sa tieto časti líšia v závislosti od typu správy, ktorú píšete, môžu obsahovať zhrnutie, úvod, obsah, niekoľko hlavných bodov, záver, prílohu a časť s odkazmi.
Zápis správy
Pomocou obrysu, ktorý vás bude sprevádzať, začnite písaním prvého návrhu komplexnej správy. Začnite s úvodom, ktorý povedie čitateľom, čo čítajú a vysvetlí hlavné body, ktoré sa v správe stanú. Po úvode pridajte niekoľko odsekov alebo konkrétne sekcie, ktoré sa týkajú kľúčových bodov vašej správy. Na záver správy napíšte záver, ktorý zhŕňa správu. Záver by mal konsolidovať všetky hlavné body, ktoré ste uviedli v správe. Môže obsahovať vaše odporúčania alebo názory na túto tému.
Zhrnutie
Akonáhle ste napísali svoju správu, je užitočné napísať zhrnutie. Obsahuje niekoľko odsekov, ktoré zhŕňajú celú správu. Zhrnutie by malo poskytnúť čitateľovi skrátený náhľad komplexnej správy, aby si vybral najdôležitejšie body. Táto časť príspevku je často užitočná pre rušných manažérov, ktorí si chcú prezrieť prehľad, aby pochopili, o čom to ide. Jednou krátkou vzorkou zhrnutia by mohla byť:
Príklad:
Digital Shirts, Inc. ponúka high-end tričko na mieru vybavené vlastným algoritmom. Naše obchody sa nachádzajú v niektorých z najlepších nákupných centier v krajine, takmer výlučne v štvrtiach s vyšším príjmom. Naše predajné tímy sú dobre vyškolení na vytvorenie skúseností pre každého zákazníka.
Táto správa bola zadaná, aby opísala podrobnosti o navrhovanom novom krídle spoločnosti.
Na základe údajov z posledných piatich rokov sa v správe uvádza, že príjmy sa stagnujú, zatiaľ čo ostatní špičkoví maloobchodníci zaznamenávajú nárast rekordov. Po rozsiahlom výskume vyšetrovacie oddelenie určilo, že každá spoločnosť s hláseným nárastom príjmov mala aj nárast digitálneho obsahu, ktorý ich spája so svojimi zákazníkmi.
Výskum a vývoj stanovil, že digitálna montáž, určená na to, aby každá košela bola perfektne vybavená bez rozsiahlych osobných návštev, by priniesla podstatné zvýšenie príjmov. Táto správa podrobne opisuje spôsob, akým bude aplikácia použitá, množstvo praktického výskumu, ktorý sa vykonal a plánované výsledky prijatia tejto technológie.
Odporúča sa, aby všetky obchodné domy začali používať novú technológiu digitálnej montáže a aby boli včas vytvorené tréningové a marketingové materiály na využitie nadchádzajúcej dovolenky.
Podporné dokumenty sú užitočné
Uveďte zoznam všetkých grafov, tabuliek alebo grafiky, ktoré ste použili v správe v prílohe a pridajte svoje zdroje výskumu na stránku s referenciami. Tieto podporné dokumenty zvýšia vaše argumenty.
Proces editácie
Po dokončení prvého konceptu prejdite späť do podrobnej správy a vykonajte zmeny a doplnenia podľa vlastného uváženia. Môžete skončiť s niekoľkými návrhmi do konca procesu písania. Počas celého procesu písania si dbajte na cieľové publikum. Typ používaného jazyka sa bude líšiť v závislosti od toho, kto bude čítať komplexný prehľad. Napríklad, ak píšete pre odborníka v teréne, môžete zahrnúť komplexné, odvetvovo špecifické pojmy. Ale ak píšete pre laikov, vyhnite sa používaniu žargónu a mätúcich skratiek. V niektorých prípadoch môže mať zmysel napísať inú komplexnú správu pre každú skupinu zainteresovaných strán.
Po dokončení písania
Po dokončení procesu písania je dôležité niekoľkonásobne skontrolovať svoju prácu a podľa potreby vykonať akékoľvek opravy. Skôr než zašlete komplexnú správu svojmu určenému publiku, zvážte požiadanie člena komunikačného oddelenia vašej spoločnosti o opravu a úpravu dokumentu. Tento krok je rozhodujúci, ak budú v budúcnosti čítať komplexné správy zo strany verejnosti.
Presnosť, správna gramatika a pravopis sú kľúčové, najmä ak bude správa čítať vyšší manažéri vo vašej spoločnosti. Kým vaša práca nebude prečítaná každým členom firemnej kancelárie spoločnosti, veľká komplexná správa vám môže priniesť len lepšie videnie, keď sa čas propagácie objaví.
