Spoločnosti spravujú inventarizačné systémy využívajúce buď pravidelné alebo trvalé inventarizačné systémy. Systém priebežného inventára udržiava stav zásob v reálnom čase. Periodický inventarizačný systém aktualizuje len inventárny zostatok, keď sa vykoná fyzický odpočet. Systémy neustáleho inventarizácie vyžadujú každoročne vykonávanie fyzickej inventarizácie, zatiaľ čo pravidelný inventarizačný systém vykonáva fyzickú inventarizáciu častejšie. Pre oba systémy sa rozdiel medzi počtom fyzického inventára a množstvom zaznamenaným v systéme inventúry upraví prostredníctvom úpravy zásob.
Fyzický inventár
Úpravy zásob vyžadujú, aby sa uskutočnil fyzický inventár, aby sa účtovník mohol porovnať so zostatkom inventára zaznamenaným v systéme. Všetka činnosť musí skončiť počas fyzického inventára, aby sa zachovala integrita počtu. Zamestnanci spoločnosti manuálne započítavajú a zaznamenávajú každú jednotku obsiahnutú v sklade počas fyzickej inventarizácie.
Periodické úpravy inventára
V periodickom inventarizačnom systéme zaznamená vlastník firmy zmenu inventára, keď fyzicky započíta inventár. Porovnáva aktuálne vykázané zostatky zásob s inventárom, ktorý práve urobil. Rozdiel sa zaznamenáva ako úprava zásob. Položka účtovnej inventúry na úpravu súpisu zahŕňa vklad do nákladov na predaj tovaru, úver na nákupy a buď debet alebo úver na inventár. Vlastník určuje sumu nákupov na základe nahromadenia nákupov počas celého mesiaca. Suma inventára sa vypočíta na základe rozdielu medzi počtom fyzickej inventarizácie a bilanciou zásob v systéme. Ak suma inventára predstavuje zvýšenie bilancie zásob, účet je debetovaný. Ak suma inventára predstavuje zníženie, účet je pripísaný. Výška sumy Náklady na predaj sa určuje vypočítaním počtu požadovaných na vyváženie položky.
Stále úpravy inventára
V trvalom inventarizačnom systéme transakcie nákupu a predaja ovplyvňujú bilanciu zásob v čase transakcie. Konečný inventár zaznamenaný v systéme neustáleho inventarizácie by mal teoreticky zodpovedať počtu fyzických zásob. Účtovník porovnáva fyzickú zásobu so zostatkom systému zásob. Účtovník zaznamená rozdiel ako úpravu zásob. Množstvo nezrovnalostí je účtované na Náklady na predaj tovaru s inou časťou inventarizácie vstupného účtovania. Ak počet fyzických inventúr vykazuje vyšší zostatok ako inventarizačný systém, účtovník debetuje inventár a úvery Náklady na predaj tovaru. Ak počet fyzických inventúr vykazuje nižší zostatok ako inventarizačný systém, účtovník účtuje náklady na predaj tovarov a úvery zásob.
Analýza zásob
Niektoré úpravy inventára sa vyskytujú v dôsledku bežnej obchodnej činnosti, ako je napríklad znehodnotenie inventára alebo chyby pri vkladaní údajov. Účtovník musí analyzovať veľké úpravy inventára, aby určil, prečo sa vyskytli veľké úpravy. Časté chyby v zadávaní údajov si vyžadujú rekvalifikačné alebo reštrukturalizačné povinnosti. Veľké nevysvetlené úpravy inventára môžu byť výsledkom krádeže, čo naznačuje, že je potrebné zvýšiť bezpečnosť.
