Politiky a postupy sú požiadavkami pre väčšinu organizácií. Mnohí musia písať tieto typy dokumentov, pretože musia spĺňať predpisy, ako napríklad Medzinárodná organizácia pre normalizáciu (ISO). ISO je rodina štandardov, ktorá sa zameriava na zlepšenie zabezpečenia kvality. Jeden z najbežnejších príkladov pravidiel a postupov, ktoré organizácie píšu, je štandardný pracovný postup (SOP).
Postupy
Politiky uvádzajú pravidlá, ktoré spoločnosť zavedie v celej organizácii alebo oddelení. Napríklad spoločnosť má zásady týkajúce sa hesiel. Môže sa stať, že zamestnanci musia zmeniť heslá každých 60 dní. Pravidlá môžu tiež uvádzať, že systém bude upovedomiť zamestnancov 14 dní vopred o vypršaní ich hesiel. Politiky musia byť jasné, stručné a konzistentné. Politiky budú obsahovať aj akronymy. Spisovateľ by ich mal popísať po prvýkrát, čo sa použije, a potom používať akronymy v ostatných pravidlách.
postupy
Postupy implementujú politiky. Postupy poskytujú podrobné informácie, ako napríklad podrobné pokyny na vykonávanie úloh. Príkladom postupu by bolo, ako vytvoriť nové sieťové účty. Prvým krokom môže byť aj to, že manažér musí vyplniť formulár pre nový prenájom. Formulár môže vyžadovať, aby manažér poskytol informácie, ako napríklad celé meno, názov pracovného miesta a oddelenie, kde bude nová nájomná práca fungovať. Manažér potom odošle formulár IT oddeleniu. Správca siete potom bude mať postupy, ktoré musí dodržiavať. Môžu zahŕňať nastavenie e-mailového a sieťového účtu a vytvorenie bezpečnostného odznaku. Postupy musia byť ľahko sledovateľné. Je dôležité mať na pamäti, že postupy sa časom menia. Spoločnosť by ich preto mala preskúmať aspoň raz ročne. Mala by určiť osobu na aktualizáciu postupov. Podobne ako postupy, postupy musia byť konzistentné, stručné a presné.
SOP
SOP znamená štandardný pracovný postup. Tento typ dokumentu opisuje, čo organizácia a jej oddelenia robia. Okrem toho vysvetľuje úlohy a povinnosti zamestnancov. Potom SOP zvyčajne zahŕňa politiky a postupy pre každé oddelenie. Politika bude napríklad zahŕňať pravidlá nákupu hardvéru. Potom postup poskytne podrobné pokyny na nákup hardvéru. Hoci sa SOP primárne skladá z textu, dobrý by mal obsahovať organizačné diagramy, diagramy, diagramy a pracovný postup.
