Peniaze sú životnou silou akejkoľvek spoločnosti a je ťažké mať úspech bez toho, aby ste mali dobrú kontrolu nad tým, ako vaše príjmy plynú. Časť tohto procesu prináša dostatok príjmov na to, aby boli ziskové a udržiavali prísnu kontrolu vašich nákladov. Na ešte základnejšej úrovni je to kontrola toho, kto má prístup na bankové účty spoločnosti a za akých podmienok.
Tipy
-
Držiteľom účtu je osoba, ktorá prijíma právnu zodpovednosť za spracovanie účtu.
Majiteľ účtu v Sole Proprietorship
Ak pracujete ako samostatné vlastníctvo, spravovanie vášho bankového účtu je jednoduché. Budete držiteľom účtu rovnako ako v prípade, ak by bol váš osobný účet. Nastavíte to rovnakým spôsobom s vaším osobným označením a číslom sociálneho zabezpečenia.
Budete tiež poskytovať dve ďalšie informácie týkajúce sa konkrétnej firmy: vaše identifikačné číslo zamestnanca od IRS - budete potrebovať, ak máte zamestnancov alebo plánujete ich mať - a prípadne fiktívny názov, pod ktorým obchodujete, Vaše meno je na účte, takže ste majiteľom účtu podľa právnej definície.
Majte ich oddelené
Keď vaša firma pozostáva len z vás, môžete byť v pokušení preskočiť celý proces nastavenia samostatného účtu pre firmu a jednoducho použiť jeden z vašich osobných účtov na oba účely. Nie je to tak nemôžu robiť to alebo oni iní ľudia nie urobte to, ale je to naozaj zlý nápad.
Vy a váš účtovník to bude ťažké oddeliť vaše obchodné a osobné transakcie a na konci roka a za daňové obdobie to urobí veľa práce navyše. Nie je udržateľné, ak plánujete rozširovať svoju firmu, takže je chytřejší robiť veci správnym smerom od začiatku.
Dávať niekomu iný prístup
Vo väčšine podnikov príde čas, keď budete príliš zaneprázdnení, aby ste urobili všetko sami. V takom prípade budete musieť dať niekomu inému prístup k bankovým účtom, aby mohli zaobchádzať aspoň s bežnými transakciami a platbami za vás. Títo ľudia nebudú ako vy, ale vy budete im delegovať určitý stupeň autority banke vo vašom mene.
Vo väčších spoločnostiach si ľudia, ktorých si vyberiete, môžu byť manažérmi alebo kľúčovými členmi vášho účtovného tímu. V malej spoločnosti by to mohlo byť tak jednoduché ako poskytnutie jedinej podpísanej autority. Vaša banka zaznamená svoje osobné identifikačné čísla a čísla sociálneho poistenia rovnako, ako keby boli držiteľmi účtov.
Držitelia účtov v partnerstvách
Vytváranie bankových účtov v partnerstve je dosť podobný proces. Každý partner poskytuje identifikačné číslo zamestnanca spoločnosti a jeho fiktívne meno. V takomto prípade budete musieť dodať aj kópiu dohody o partnerstve a osvedčenia o registrácii, ak ide o komanditnú spoločnosť.
Každý partner s viac ako 25-percentným podielom vlastníctva a významný kontrolór, ktorý má primárnu zodpovednosť za prevádzku podniku, musí poskytnúť dodatočné informácie. V niektorých prípadoch, ako napríklad skupina lekárov, ktorí spoločne prevádzkujú kliniku, každý partner môže mať samostatný primárny účet, ale má spoločný prístup k sekundárnemu číslu účtu pre svoje spoločné operácie.
Prístup k účtom v iných obchodných štruktúrach
Väčšie zapísané spoločnosti zriadia bankové účty podobným spôsobom, pričom významný kontrolór a každý, kto vlastní 25% podiel alebo viac, poskytuje banke ďalšie osobné informácie.
V takýchto prípadoch môže spoločnosť poskytnúť banke aj operačnú dohodu, ktorá vysvetľuje, kto je zodpovedný za vedenie spoločnosti, a dokument nazvaný bankové rozlíšenie vysvetľujúce, ktorí ľudia majú oprávnenie na založenie účtov a služieb v banke a za akých podmienok. Čím je spoločnosť väčšia, tým je pravdepodobnejšie, že denné bankovníctvo a šekové písanie vykonávajú relatívne nízke manažéri alebo účtovní pracovníci na rozdiel od vlastníkov alebo vrcholového manažmentu.
Zriadenie kontrol
Je dôležité, aby ste mali kontrolu nad používaním vašich bankových účtov, a najmä kontrol a platobných orgánov. Môže to byť jednoduché ako udržiavanie fyzických kontrol spoločnosti pod zámkom a kľúčom a obmedzenie kľúčov na niekoľko dôveryhodných ľudí. V prípade väčších spoločností to nie je praktické, ale môžete sa rozhodnúť nastaviť svoj účtovný softvér tak, aby si mohli vytlačiť šeky iba konkrétni ľudia. Ďalšou spoločnou kontrolou je vyžadovanie druhého povoleného podpisu pri kontrolách nad danou čiastkou v dolároch, čo znižuje riziko podvodu alebo sprenevery.
