Databáza cirkvi poskytne základné informácie o každom členovi vašej kongregácie kliknutím na počítačovú myš. Preč sú dňami papierových adresárových kníh, s ich sekretárskymi škrabancami škrupín a prekríženími, keď sa rodiny vyvíjajú a premiestňujú. S databázou zostáva všetko organizované a aktuálne, čo vám umožňuje zdieľať kontaktné informácie v rámci rodiny cirkví.
Zozbierajte kontaktné informácie každého, kto chodí do vášho kostola. Môžete to urobiť tak, že odošlete formulár pre kongregantov na vyplnenie v službe alebo pomocou zoznamu e-mailov, ktorý umožňuje e-mailovú odpoveď alebo prepojenie na on-line formulár stránky, ako je SurveyMonkey.com.
Pre každú rodinu dávajte svoje meno, adresu, telefónne číslo a e-mail. Možno budete chcieť zahrnúť aj narodeniny, výročie a príslušné informácie o každom dieťati, ako je vek a osobitné záujmy.
Komunikujte účel církevnej databázy každému jednotlivcovi. Požiadajte ľudí o povolenie skôr, než ich zahrniete do verejného súboru, a ak si neželajú, aby ich informácie boli zdieľané, buď ich vytvorte ako "súkromný" súbor alebo ich nechajte neuvedené.
Spustite tabuľku programu Excel. Prvý stĺpec by mal byť pre mená členov rodiny, za ktorými nasleduje druhý stĺpec pre domácu adresu. Tretí stĺpec by mal obsahovať telefónne číslo, štvrtý stĺpec by mal mať e-mailovú adresu a posledný stĺpec môže obsahovať akékoľvek poznámky alebo obavy, o ktorých by si mal pastoračný zamestnanec vedieť.
Môžete tiež vytvoriť v aplikácii Microsoft Word, Open Office alebo inom programe, ktorý vám umožní vytvoriť vytlačiteľný, ale elektronicky užitočný súbor, ktorý môžete uložiť v počítači alebo uložiť na disk.
Uložte súbor po zadaní všetkých informácií. Táto databáza by sa mala nachádzať niekde tam, kde je ľahko prístupná pre tých, ktorí ju pravidelne používajú (napríklad zamestnanci cirkvi), ale nie pre tých, ktorí informácie nepotrebujú. Zvážte uvedenie na zdieľaný pevný disk alebo heslo, ktoré ho chráni, aby nedochádzalo k prekážkam.
Zvážte nákup databázového programu určeného pre cirkvi, ako je Servant Keeper. Tabuľka programu Excel by v tomto prípade bola jednoducho koncept. Znova zadajte svoje konečné organizované informácie do určených polí databázového programu. Uložte si svoju prácu.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Počítač s prístupom na internet
-
Kontaktné informácie pre všetkých kongregantov, ktorí chcú byť zahrnutí
-
Tajomník alebo dobrovoľník s údajmi
-
Tabuľkový procesor, ako je program Microsoft Excel
-
Databázový softvér (voliteľný)
Tipy
-
Majte dôverné informácie dôverné. Rešpektujte súkromie vašej kongregácie. Dvojitá kontrola pravopisu mien a čísel telefónnych čísel pre presnosť.
Výstraha
Ak máte problém s databázovým softvérom alebo sa domnievate, že je porušený, nepokúšajte sa ho "opraviť". Môžete vymazať cenné súbory. Namiesto toho použite číslo zákazníckeho servisu dodané so softvérom.
