Ak plánujete pracovať ako sekretár alebo administratívny asistent, musíte sa uistiť, že máte správne zručnosti. Úloha tajomníka a administratívneho asistenta sa v posledných rokoch rýchlo zmenila a zručnosti, ktoré potrebujú jednotlivci, sa tiež vyvíjali. Pochopenie toho, ktoré zručnosti a schopnosti sú najdôležitejšie, môže uľahčiť a úspešnejšie vyhľadávanie práce.
Počítačové zručnosti
Väčšina sekretárskych prác sa teraz vykonáva v počítačoch, takže sekretárky musia mať pevné počítačové zručnosti. Tieto zručnosti zahŕňajú schopnosť používať veľké kancelárske balíky softvéru, ako je Microsoft Office. Bývalí tajomníci by sa mali oboznámiť s niekoľkými rôznymi verziami balíka Microsoft Office, pretože nie všetky spoločnosti používajú najnovšiu verziu.
Dobré komunikačné schopnosti
Tajomníci potrebujú mať dôkladné komunikačné schopnosti, písané aj verbálne. Tajomníci sú často vyzvaní, aby komunikovali v mene svojich šéfov a musia byť schopní prezentovať sa a ich zamestnávateľom v čo najlepšom svetle. Tajomníci sú často požiadaní, aby zložili listy s minimálnymi pokynmi od svojich šéfov. To znamená, že musia mať vynikajúcu znalosť anglického jazyka a pevné pochopenie obchodnej etikety a správnych formátov obchodnej komunikácie. Potreba vynikajúcej komunikácie sa rozširuje do všetkých oblastí, od relatívne neformálnej komunikácie, ako je e-mail a instant messaging, po obchodné návrhy a formálne listy.
Písanie a administratívne zručnosti
Tajomníci potrebujú veľmi silné schopnosti písať, pretože značná časť ich času sa venuje písaniu listov, poznámok, e-mailom a iným písomným oznámeniam. Mnohí zamestnávatelia požadujú, aby žiadatelia o sekretariát vykonali test na písanie, a tak pred rozhovorom pripravte a precvičujte svoje schopnosti písať. Mnohí tajomníci tiež vykonávajú administratívne funkcie, napríklad základné účtovníctvo a mzdové účtovníctvo. Silné matematické zručnosti sú dôležité v sekretárskych profesiách, preto je veľmi dôležité vylepšiť tieto zručnosti.
Ľudské zručnosti
Silné interpersonálne zručnosti sú nevyhnutné pre každého sekretára alebo administratívneho asistenta. Títo jednotlivci bežne pracujú s viacerými oddeleniami a musia sa dať spolu so všetkými organizáciami, aby mohli efektívne vykonávať svoju prácu. Tajomníci tiež pracujú s tými, ktorí sú mimo organizácie a často slúžia ako zastupitelia pre svojich šéfov. Pri tejto práci je nevyhnutný priateľský postoj a schopnosť stretnúť sa s ostatnými.
