Konferenčné hovory poskytujú pohodlné riešenie pre spojenie vášho tímu s cieľom diskutovať o projekte, získať aktualizované informácie a dosiahnuť konsenzus. Mnoho spoločností má zmluvne dohodnuté spoločnosti koncových služieb a tieto spoločnosti môžu poskytnúť vyhradené telefónne čísla a prístupové kódy pre personál spolu s webovým nástrojom, ktorý plánuje a oznámi telekonferenčné stretnutia. Pridelené číslo telekonferencie poskytuje kedykoľvek flexibilitu pri organizovaní konferenčných hovorov a oznámenia o stretnutiach môžu byť poslané e-mailom účastníkom. Rozpočet alebo bezplatné služby konferenčných hovorov pre malé spoločnosti prideľujú telekonferenčné číslo v čase plánovania, takže naplánovanie stretnutia online vyžaduje minimálne plánovanie.
Vyhradená konferenčná linka
Otvorte novú e-mailovú správu alebo žiadosť o schôdzku (ak má vaša e-mailová aplikácia túto funkciu, napríklad Microsoft Outlook). Zadajte e-mailové adresy účastníkov v časti "Do" alebo "Účastníci". Zadajte tému schôdze v riadku "Predmet".
Zadajte nasledujúce informácie do tela e-mailu alebo použite automatické polia v žiadosti o schôdzku: Dátum stretnutia Čas začatia stretnutia (zahrňte časové pásmo) Čas ukončenia stretnutia (vrátane časového pásma) Číslo zavolania (vaše telefónne číslo konferencie) Konferenčný kód (ak je to vhodné, pre účastníkov na konferencii)
Otvorte sekciu plánovania žiadostí o schôdzku a použite rozbaľovaciu ponuku vedľa každého účastníka, aby ste určili, či sú povinní alebo dobrovoľní účastníci (väčšina programov má v prípade potreby zlyhanie účastníkov programu). Ak sú plány dostupné online, skontrolujte, či sú požadovaní účastníci k dispozícii počas požadovaného časového rámca a dátumu.
Priložte program alebo materiály schôdzky kliknutím na tlačidlo "Príloha" na paneli nástrojov pre e-mail. Ak chcete, zadajte správu v tele e-mailu po podrobnostiach konferenčného hovoru. Kliknutím na tlačidlo Odoslať posielate oznámenie o stretnutí.
Naplánovanie konferenčného hovoru pomocou webového nástroja
Prihláste sa na účet konfe- renčnej služby, napríklad Premiere Conferencing, Go to Meeting alebo Free Conference.
Kliknite na možnosť "Plánovanie konferencie". Vyberte dátum schôdzky, čas začiatku a čas ukončenia (alebo trvanie) a očakávaný počet účastníkov. Zadajte predmet stretnutia do poľa "Téma". Vyberte typ konferenčného hovoru kliknutím na možnosť "Bezplatná konferencia" alebo "Konferencia s priamou voľbou".
Preskúmajte presnosť informácií a kliknite na tlačidlo "Naplánovať". Vytlačte stránku s potvrdením o podrobnostiach konferenčného hovoru alebo uložte informácie do počítača.
Kliknutím na možnosť odošlete e-mailové upozornenie účastníkom. Do príslušných polí zadajte mená účastníkov a e-mailové adresy. Kliknutím na tlačidlo Odoslať odošlite upozornenie svojim účastníkom pomocou pokynov na vytáčanie a potvrdenie na vašu e-mailovú adresu.
Tipy
-
Požiadajte účastníkov, aby potvrdili, že sa pripoja k konferenčnému hovoru - môžu odpovedať späť na vašu e-mailovú správu alebo kliknúť na tlačidlo "Prijať" v oznámení o žiadosti o schôdzku. Pošlite pripomenutie e-mailu a všetky doplňujúce informácie v deň pred vašou schôdzou. Pri plánovaní konferenčného hovoru pomocou webového nástroja predĺžte dĺžku trvania alebo čas ukončenia a prideľte jedného alebo dvoch ďalších účastníkov, ako ste plánovali, aby ste si dali flexibilitu. Konferenčná služba vám zvyčajne účtuje len za počet účastníkov a skutočný počet použitých minút.
Výstraha
Pred odoslaním upozornenia sa nezabudnite skontrolovať podrobnosti o stretnutí. Niektoré aplikácie elektronickej pošty zaznamenávajú všetky žiadosti o schôdzky v kalendári a pridávajú sa konfliktné alebo aktualizované stretnutia (nie nahrádzajúci zastaranú schôdzku).
