Konferenčná miestnosť využívajú vedúci pracovníci spoločnosti na usporadúvanie stretnutí a organizovanie podujatí pre spolupracovníkov alebo návštevníkov podnikov. Nastavenie konferenčnej miestnosti môže výrazne ovplyvniť, ako ľudia stretnú stretnutie, pretože tí, čo sedia na zadnej strane, nemusia počuť alebo vidieť všetko, čo sa deje v prednej časti miestnosti. Predtým, ako začnete s nastavením konferenčnej miestnosti, analyzujte priestor a zistite, aké nastavenie funguje najlepšie pre daný priestor. Týmto spôsobom každý účastník bude mať rovnaké skúsenosti počas prezentácií alebo podujatí.
Predtým, ako začnete s projektovaním priestoru, prejdete okolo konferenčnej miestnosti. Nájdite všetky elektrické zásuvky v priestore, pretože predná časť miestnosti môže potrebovať elektrické zásuvky. Projektory a obrazovky môžu vyžadovať funkciu elektrickej energie, preto nastavte prednú časť miestnosti, kde sú k dispozícii výstupy. To sa robí preto, aby sa minimalizovali drôty na podlahe, pretože ľudia sa na nich môžu vyhnúť, keď chodia v konferenčnej miestnosti.
Analyzujte veľkosť priestoru a porovnajte veľkosť s potrebami spoločnosti. Ak spoločnosť hľadá priestor na stretnutia s 20 alebo menej osobami naraz, nastavenie stolov a stoličiek sa líši od priestoru, ktorý potrebuje mať v danom čase stovky ľudí. Použitie nastavenia v štýle divadla so zdvihnutými riadkami môže byť efektívnejšie pre stovky ľudí na rozdiel od inštalácie tvaru U, pretože konfigurácia tvaru U je vhodnejšia pre 20 alebo menej osôb. Jediný konferenčný stôl by mal byť použitý len vtedy, ak spoločnosť plánuje iba hostiť menej ako 15 ľudí naraz, keďže zamestnanci umiestnení na jednom konci stola musia počuť ľudí, ktorí sedia na opačnom konci.
Pred pridaním stolov a stoličiek do priestoru pridajte obrazovku alebo projektor na prednú stranu. Zapojte všetky elektrické zariadenia a skryte drôty pozdĺž stien alebo pod kobercami.
Umiestnite tabuľky do požadovanej konfigurácie, ktorú ste vybrali pre konferenčnú miestnosť. Tabuľky by mali byť umiestnené blízko sebe, ak používate metódu tvaru U. Nastavenie divadla vyžaduje, aby boli stoly umiestnené na zdvihnutých boxoch alebo na platformách. Plochu umiestnite do požadovaného priestoru skôr, ako začnete pridávať tabuľky.
Prejdite sa okolo miesta a postavte sa za stôl, aby ste si overili, či je každé sedadlo prijateľné, pokiaľ ide o to, aby ste pred sebou videli bez prekážok. Nenechávajte niekoho na sedadle, kde nevidí prednú časť. Robte to predtým, ako sa do miestnosti pridávajú stoličky, pretože môže byť náročnejšie zmeniť nastavenie s stoličkami a stolmi v miestnosti.
Pridajte všetky stoličky do konferenčnej miestnosti a sklopte stoličky pod stoly na uloženie podlahového priestoru. Z tohto dôvodu bude konferenčná miestnosť vyzeraná väčšia a organizovanejšia.
Pridajte do konferenčných stolov fľaše s vodou, perá, podložky papiera a prípadne ovocie.
