Správne účtovanie výdavkov na mzdy je veľkou časťou zodpovednosti každého účtovného oddelenia v podnikaní po celej krajine a vo svete. Presné finančné záznamy sa vyžadujú v ľubovoľnom počte situácií, napríklad pri vykazovaní účtovných čísel agentúram regulujúcim finančné zdroje, pri podávaní žiadostí o grantové peniaze a pri žiadostiach o pôžičky. Uchovávanie presných výdavkových záznamov tiež pomôže manažmentu pri realizácii viazateľných rozhodnutí o rozpočte a pomôže riadiť náborové cykly. Aj keď málo ľudí premýšľa o výplatnej mene, kým konečne príde, príprava na výplatu je práca na plný úväzok pre ostatných.
Zhromažďujte časové listy alebo zaznamenajte podrobné údaje a vložte ich do mzdovej softvérovej aplikácie. Tiež budú zahŕňať žiadosti o nemocenské / osobné mzdy, dovolenky a časové úpravy. Uistite sa, že časové plány sú schválené príslušným manažérom pred vstupom.
Zistite, či sú správne a presné. Tento proces vylučuje akúkoľvek možnosť časového podvodu.
Získajte konečné schválenie manažérom skôr, ako znížite kontrolu a odošlite EFT (Electronic Funds Transfers) bankových inštitúciách.
Znížte kontroly a autorizujte transakcie EFT.
Udržiavajte záznamy o mzdách v spise po dobu piatich rokov od doby, kedy boli zamestnanci zaplatení.
Sledujte aktivitu kontroly v reálnom čase, a to aj vtedy, keď sú uložené na účte zamestnanca, keď banka vymaže bankový účet a keď máte prístup k elektronickému obrazu zúčtovanej šeky. Uchovávajte si kópiu overenej kontroly.
