Odovzdávanie zlých správ nie je jednoduché, najmä ak nenávidíte neuspokojivých ľudí. V určitom okamihu vašej kariéry však budete musieť napísať odmietnutie, aby informoval žiadateľa, že jeho predbežná práca bola neúspešná. Správnym prístupom môžete napísať list, ktorý prináša zlé správy, ale zostáva zdvorilý.
Začnite písomné poďakovanie žiadateľovi za jeho čas. List by mal začať s "Vážený pán alebo pani …" a ďakujem v mene organizácie.
Uveďte odmietnutie jasným spôsobom, aby príjemca nedosiahol žiadne nejasnosti. Nepoužívajte pozitívne slová na začatie negatívnej vety. Napríklad: "Boli sme veľmi ohromení svojim životopisom, ale ľutujeme, že vás informujeme, že nie ste kvalifikovaní na pozíciu." Buďte jasní a struční, aby príjemca presne vedel, čo máte na mysli. Nevytvárajte list dlhší, ako je potrebné; čo najskôr zlomiť zlé správy, zatiaľ čo zostáva zdvorilé.
Vysvetlite dôvody rozhodnutia. Možno práca už bola vyplnená alebo v dokumentoch k žiadosti došlo k chybe. Poskytnutie dôvodu zamietnutia je dôležité, ak chcete pomôcť žiadateľovi zvýšiť jeho šance na úspech v budúcnosti, alebo ak chcete poukázať na ľahko odstránenú chybu. Niektoré spoločnosti alebo jednotlivci však ponúkajú rétorický dôvod; je to možnosť, aby sa zabránilo rozprávanie pravdy. Napríklad, ak osoba oneskorila rozhovor alebo zrejme mala zlú hygienu, mali by ste použiť rétoriku namiesto vysvetlenia skutočného dôvodu.
Zatvorte list s zdvorilou vetou a poznámkou o dobrej vôli. Napríklad: "Vážime si čas a úsilie počas celého pohovoru." Želajte si žiadateľa o to najlepšie v budúcnosti a povzbudzujte ďalší pokus. Nedávajte koniec dlhý a vytiahnite ho s rizikom zdanlivo nepríjemného.
Tipy
-
Uistite sa, že ste včas zaslali odmietnutie listu. Nenechávajte osobu visieť na konečné rozhodnutie.
