Malý podnik často znamená, že je k dispozícii menej ľudí, má menej času a často musí robiť niekoľko rôznych úloh naraz. Nastavenie kancelárskych postupov môže ušetriť čas, stres a peniaze pre všetkých zúčastnených. Štandardný postup znamená, že všetky strany vedia, ako postupovať vo svojich každodenných činnostiach a kde je konečná zodpovednosť.
Problémy ľudských zdrojov
Ľudské zdroje sú jednou z oblastí, v ktorej môžu vopred stanovené politiky a postupy eliminovať zmätok a konflikt. Mali by existovať jasné postupy týkajúce sa neprítomnosti, používania telefónu, nemocenskej mzdy, žiadostí o dovolenku, zdravotného poistenia a bezpečnosti pracovného priestoru. Často je dobré zostaviť manuál, bez ohľadu na to, ako malý, poskytnúť odpovede na rôzne otázky pred problémami. Zamestnanecké konflikty, krádeže, obťažovanie, násilie na pracovisku a iné dôležité otázky sa môžu odraziť pomocou jasných politík a postupov na zvládnutie týchto situácií. Môžete zahrnúť recenzie zamestnancov a varovania, ako aj dátumy balíkov dávok a ďalšie otázky.
Pracovné povinnosti
Najmä malé úrady môžu mať ťažkosti s presnou prácou zamestnancov. Zmätok je možné odstrániť tým, že zamestnanci vedia, čo ich pracovné miesta prinášajú a aké ďalšie povinnosti môžu byť na ne poverené. To môže vyžadovať organizačné schémy, ktoré uvádzajú, kto preberá, keď sú ostatní mimo kanceláriu v chorých dňoch alebo vo voľnom čase. Jasné vymedzenie toho, kto má konečné slovo v konkrétnych oblastiach, môže ísť dlhú cestu k zamedzeniu zmätku a ťažkostí v kancelárskej sieti. Podľa Smallbiztrends.com je kancelársky manažér s najväčšou pravdepodobnosťou ten, kto má ďalšie povinnosti ako ľudské zdroje, nákupné a informačné technológie, ktoré presahujú rámec tradičných klerikálnych povinností.
Finančné postupy
Náklady sa môžu rýchlo dostať z ruky pri prevádzke malého podniku, takže užívateľsky prívetivý kancelársky účtovný program je rozhodujúci pre dobré kancelárske postupy. Splatné a pohľadávateľné operácie na dennej báze môžu byť ľahko prístupné, aby sa zabezpečilo, že podnikanie funguje v rámci rozpočtových obmedzení. Prístup k finančným údajom sa môže obmedziť na tých, ktorí potrebujú vedieť. Postupy riadenia hotovosti a malých nákupov by mali byť jasné a mali by byť ľahko zaznamenané. Formuláre by mali byť štandardizované pre otázky nákupu, inventarizácie, fakturácie a údržby.
