Ako udržiavať firemné záznamy. Správne uchovávanie firemných záznamov môže byť rozhodujúce pre úspech vašej organizácie. Nasleduj tieto kroky.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Počítač s prístupom na internet
-
Systém podávania
Pochopte, aké sú firemné záznamy
Udržiavajte jasné a efektívne sledovanie podnikových rozhodnutí prostredníctvom používania zápisníc o stretnutiach a ďalších prijatých poznámok. Firemné záznamy zahŕňajú všetky dôležité dokumenty týkajúce sa vašej firmy, od zmlúv až po uznesenia o prenájme podnikov až po formuláre na schválenie prenájmu nehnuteľností.
Vedzte, že uchovávanie firemných záznamov nie je prácou, ktorá sa javí ako pri prvom založení korporácie. V budúcnosti sa budete odvolávať na tieto záznamy s cieľom určiť ciele spoločnosti, vstup partnerov a dokonca aj vyriešiť vnútorné spory týkajúce sa firemného smerovania a poslania.
Zaznamenajte všetky dôležité firemné rozhodnutia. Ak si nie ste istý, zaznamenajte ho. Vďaka moderným funkciám skenovania a správe papiera mimo pracoviska je dobré mať ako záznamy o firemných stretnutiach husté a mäsité súbory. Dôkladný obsah bude v budúcnosti šetriť čas, keď sú potrebné informácie.
Zistite, kedy chcete nahrávať
Nahrajte zápisy z ročných schôdzí akcionárov a schôdzí riaditeľov, a to aj vtedy, keď sa uskutočňujú prostredníctvom konferenčného hovoru alebo prostredníctvom internetu. Tieto majú tendenciu byť menej formálne ako interné stretnutia, ale to je často miesto, kde sú najdôležitejšie nápady.
Vedieť, že uznesenia, či už medzi partnermi alebo tými, o ktorých rozhodujú zamestnanci spoločnosti, sú len také silné ako papier, na ktorom sú napísané. Slovné dohody majú v podnikovej sfére malú váhu, a preto je dôležité mať firemné záznamy.
Tipy
-
Uchovávanie firemných záznamov sprievodcu v kancelárii pomôže každému určenému ako správca záznamov správne formátovať a indexovať minúty. Ak sa musia záznamy odosielať mimo pracoviska, uchovávajte kópie v kancelárii a na mieste, kde nie je možné dokázať požiar. Čas strávený v údržbe firemnej knihy bude zvyčajne závisieť od veľkosti spoločnosti. Veľké spoločnosti môžu potrebovať najať zamestnanca, aby sa zaoberal záznamami. Malé spoločnosti sa často môžu dostať tým, že strávia jednu hodinu týždenne aktualizáciou záznamov.
Výstraha
Nemyslite si, že nemáte čas správne zaznamenať svoje firemné rozhodovanie. Udržiavanie dobre indexovanej knihy firemných záznamov vám môže ušetriť čas a peniaze a môže vás ušetriť, keď budete čeliť súdnym sporom v budúcnosti. Kniha firemných záznamov obsahuje dôverné informácie, ktoré sú pre vašu spoločnosť dôležité. Nikdy ho nevyberajte domov alebo ho z pracoviska odstráňte. Nechcete byť zodpovední za stratu.
