Plán riadenia programu sa používa na zoskupenie viacerých nezávislých projektov s cieľom dosiahnuť strategický obchodný výsledok. Často pri riadení programu sa kladie veľký dôraz na písanie plánovaného dokumentu a menej sa venuje implementácii. Rovnaké úsilie sa musí venovať vykonávaniu plánu, aby sa zabezpečilo, že sa úspešne vykoná a že akékoľvek odchýlky sú uznané a riadené zodpovedajúcim spôsobom. Vo všeobecnosti je zodpovednosťou programového manažéra alebo riadiaceho tímu programov, aby prevzali plné vlastníctvo plánu programu a zabezpečili jeho efektívne vykonávanie.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Softvér tabuľkového procesora
-
Softvér na spracovanie textu
-
e-mail
-
telefón
Zriadiť reťazec riadenia. Nastavte jasný reťazec velenia s formalizovaným rozhodovacím procesom. Uistite sa, že proces je jednoduchý a môže podporiť rýchle časy odbočenia, aby sa implementácia nezastavila. Zabezpečte, aby sa neustúpili definované procesy neustálym monitorovaním situácie.
Vypracujte štandardy programu a ukazovatele úspešnosti. Určite štandardy, ktoré sa použijú na meranie integrácie rôznych komponentov programu. Normy dokumentov súvisiace s procesmi, komunikáciou, údajmi, správami, šablónami a metódami distribúcie, ktoré zabezpečujú integráciu rôznych projektov a úloh, ktoré sú súčasťou programu.
Identifikujte plán implementácie a hlásenie stavu. Dokumenty o kľúčových fázach projektu, plánoch a míľnikoch. Identifikujte účastníkov plánu a prispievateľov do projektov a poskytnite im písomnú dokumentáciu o ich zodpovednosti a mechanizmoch podávania správ. Tým zostane tím zameraný a na úlohu.
Komunikujte, komunikujte, komunikujte. Všetky strany zapojené do plánu riadenia programu potrebujú neustálu komunikáciu. Oznámenia by mali zahŕňať prebiehajúce iniciatívy a aktivity, správy o výkonnosti, úspechy a úspechy a odbytiská pre spätnú väzbu, vstupy a pripomienky.
Vyhodnoťte proces a potom prehodnoťte plán. Pravidelne získavajte od účastníkov spätnú väzbu a posúďte, či sa cieľ dosiahne. Ako sa uzatvára každý kľúčový projekt, zorganizujte formálne stretnutie na diskusiu o tomto procese. V tomto procese oslavujte úspech, identifikujte oblasti zlepšenia a podľa potreby upravte zdroje na optimalizáciu výkonu. Ak sa ciele nedosiahnu, vyhodnoťte, či sa majú zmeniť.
Vypracujte plán výcviku. Ak výsledok plánu riadenia programu povedie k vytvoreniu nového systému alebo procesu, mal by sa vytvoriť formálny program na poskytovanie školení a zdrojov pre všetkých užívateľov a vlastníkov systémov. Plán by mal obsahovať programy odbornej prípravy, komunikácie a riadenia zmien.
Tipy
-
• Identifikujte parametre, ktoré spúšťajú formálnu hĺbkovú kontrolu z hľadiska času, nákladov, ľudí alebo kvality zo schváleného plánu projektu. • Plán je smernicou, nie súborom pravidiel. Je dôležité robiť odchýlky, ak sú zaručené. • Podporovať otvorenú komunikáciu. Vypočujte si spätnú väzbu všetkých zúčastnených strán procesu; môžu mať efektívnejšie riešenia na realizáciu časti plánu.
Výstraha
• Stane sa náročné si uvedomiť, kto by mal robiť to, čo je podľa každej verzie plánu. Dokumentácia a nepretržitá písomná komunikácia to uľahčia. • Budovať zodpovednosť, aby sa zabezpečilo, že proces implementácie sa nezastaví. • Buďte flexibilní. Môžu sa vyskytnúť neplánované zmeny. Ak tak urobia, zhodnotia ich vplyv a vykonajú príslušné úpravy. Zostávajte vedomí alokovaných zdrojov.
