Udržanie organizovaného podnikateľského prostredia je kľúčovým prvkom úspešného podnikania. Kancelárske postupy sú usmernenia pre toto organizované prostredie.Postupom podľa podrobných krokov na nastavenie kancelárskych postupov sa môže váš tím zamerať skôr na podnikanie než na položky, ktoré vás odvedú.
Skontrolujte súčasné postupy. Pochopenie súčasných postupov vytvára základ pre zmenu. Ak nebol stanovený žiadny postup, zaznamenanie procedúr je dobrým prvým krokom.
Získajte spätnú väzbu od zamestnancov. Po zachytení vašich základných postupov v kancelárii získajte ďalšiu spätnú väzbu od spolupracovníkov. Opýtajte sa ich: "Čo by sa malo zmeniť? Čo sa môže zmeniť? Je poriadok poriadku správny?"
Určte, ktoré postupy fungujú. Vedieť, čo vám pomôže, vám pomôže zamerať sa na postupy, ktoré nefungujú.
Určte, ktoré postupy nefungujú. Zvýraznenie oblastí zlepšenia, takže odporúčania môžu byť spracované.
Odporúčame zmeny postupov, ktoré nefungujú. Použite zoznam z vyššie uvedeného kroku a stretnite sa s ostatnými zamestnancami, aby ste predložili odporúčania na zmeny v postupoch, ktoré nefungujú.
Podrobne uveďte podrobnosti o kancelárskych postupoch. Teraz, keď máte zoznam postupov, ktoré fungujú a odporúčané riešenia pre tých, ktorí to neurobí, napíšte ich podrobne. Zamerajte sa na to, ako sa jeden proces spája s druhým.
Publikujte pracovné postupy zamestnancom. Podrobná dokumentácia by mala byť zdieľaná so všetkými zamestnancami, aby každý mohol využívať kancelárske postupy.
Tipy
-
Kancelárske postupy sa najlepšie uverejnia pomocou príručky pre školenie, zasadnutí otázok a odpovedí a dokumentu "často kladené otázky". Nikdy nepredpokladajte, že funguje proces. Dbajte na to, aby ste ho neustále zlepšovali.
Výstraha
Kancelárske postupy sú niekedy považované za prekážky pri podnikaní, takže niektorí zamestnanci môžu byť tvrdohlaví na zmenu. Zamerajte sa na výhody kancelárskeho procesu.
