Začatie alebo prevádzka podniku je vzrušujúce dobrodružstvo, ktoré prináša množstvo úloh, ako napríklad sledovanie finančného zdravia vašej organizácie. Existuje viac ako jeden prístup k finančnému riadeniu, takže výber správneho základu účtovníctva pre vašu organizáciu je rozhodujúci pre získanie presného obrazu finančných trendov a vytvorenie prognóz pre vaše podnikanie. Spôsob účtovania, na ktorý sa rozhodujete, môže mať vplyv aj vtedy, keď sú vaše aktíva plynulé. Či už používate účtovníka alebo sledujte výnosy a výdavky sami, vyberte len jednu metódu účtovníctva a držte sa ju pre konzistenciu a presnosť.
Základ účtovníctva
Dva typy účtovníctva, ktoré väčšina podnikov používa, je metóda založená na časovom rozlíšení a peňažná metóda. Niektoré podniky používajú modifikovanú metódu založenú na hotovostnom princípe, ktorá kombinuje princípy z metód akruálnej a hotovostnej metódy.
Kým každá metóda účtovníctva zaznamenáva aktíva, pasíva a vlastné imanie, líši sa pri zaznamenávaní každého, čo ovplyvňuje finančný prehľad podniku v ktoromkoľvek danom bode.
Tri základné zložky základného účtovného vzorca (ktoré musia byť vždy vyvážené) sú tieto:
- Aktíva: Majetok sa vzťahuje na hmotný a nehmotný majetok podniku, ako sú peniaze, pôda, inventár, budovy, pohľadávky, investície a iné finančne životaschopné položky. Aktíva rovnaké záväzky plus vlastné imanie.
- záväzky: Záväzky sa týkajú finančných záväzkov podniku zaplatiť svojim veriteľom za splatné účty, časovo rozlíšené mzdy a pôžičky.
- spravodlivosť: Vlastné imanie alebo vlastné imanie predstavuje zisk, ktorý je k dispozícii. Vlastné imanie plus pasíva sú rovnaké aktíva.
Akruálna metóda účtovania
Akruálna metóda účtovných výkazov vykazuje výnosy z výkazu ziskov a strát, keď sú zarobené, a zodpovedá výdavkom súvisiacim s výdavkami, nie pri zaplatení účtov. Akruálne účtovníctvo vedie k výkazu ziskov a strát, ktorý poskytuje presné zobrazenie ziskovosti vašej spoločnosti na určité obdobie. Napríklad, ak obchodný zástupca uskutoční veľký predaj 15. decembra, ale neočakáva, že dostane platbu do 15. januára nasledujúceho kalendárneho roka, metóda časového rozlíšenia zaznamenáva predaj ako výnos v decembri.
Podobne, ak veľký projekt vyžaduje objednanie materiálov tento mesiac, akruálna metóda účtovníctva zaznamenáva faktúru ako náklad, namiesto toho, aby čakala až do jej zaplatenia. Táto metóda pomáha sledovať peniaze, ktoré musíte rezervovať na zaplatenie faktúry. Tiež pomáha vyhnúť sa chybám, keď omylom kúpite niečo s peniazmi, ktoré už boli určené na iný účel.
Ak sú výdavky vzniknuté v dôsledku prichádzajúcich príjmov, ako sú dodávky potrebné na inštaláciu nábytku objednaného zákazníkom, tieto výdavky sa porovnávajú a zaznamenávajú s výnosom namiesto toho, aby boli uvedené samostatne, čím poskytli primerane presný obraz o tom, aký kapitál bude k dispozícii po dokončení projektu. Je to užitočné, pretože udržuje aktíva aj pasíva nafúknuté, čo sa môže stať, keď sa zaznamenávajú samostatne. Umožňuje jednoduché a rýchle sledovanie ziskového rozpätia, pretože príjmy a výdavky za ten istý projekt sú sledované spoločne.
Zachovanie širokej a dlhodobej perspektívy financií je užitočné pri účtovníctve podnikania, akruálna metóda nie je bez jej nevýhod. Akruálne účtovníctvo vyžaduje viac odhadu a odhadov než hotovostné účtovníctvo, ktoré sa zaoberá iba príjmami a nákladmi, ktoré sa vyskytujú. Napríklad je možné počítať príjem skôr, ako sa skutočne nachádza na vašom bankovom účte a potom ho utratíte, poslaním nového podniku do červeného alebo dokonca bankrotu.
Metóda časového rozlíšenia tiež trvá dlhšie a je najlepšie kontrolovaná profesionálnym účtovníkom, ktorý pozná príčiny toho, ako správne používať akruálnu metódu účtovania. Jedna lepkavá oblasť účtovníctva, ktorá je najlepšie ponechaná odborníkom, je odhadnúť zlé dlhy alebo príjmy, ktoré pravdepodobne neprejdú. Zatiaľ čo vaša firma má pravdepodobne väčšinou spoľahlivých klientov, ktorí zaplatia svoje účty rýchlo, tam budú tí, ktorí platia účty neskoro, alebo vôbec nie. Profesionálny účtovník vie, ako tieto straty odhadnúť, aby vám poskytol pomerne presný obraz o finančnom zdraví vášho podniku.
Peňažné účtovníctvo
Peňažný základ účtovných záznamov o príjmoch pri prijatí peňazí a výdavkoch, keď sú zaplatené. Napríklad, predstavte si, že vaša firma nakupuje 75 jednotiek vedenia pre pripravovaný stavebný projekt, ale faktúra prichádza až mesiac po tom, čo dostanete tovar. Váš bankový účet je trochu štíhly a počkáte ďalší týždeň, kedy zaplatíte faktúru po jeho prijatí. Náklady nemusíte zaznamenávať až do tejto doby, aj keď vaša firma už mohla umiestniť potrubie do projektu výstavby. Pre malú firmu sa môže cítiť ako úľava, aby ste nemuseli nahrávať výdavky, kým nie sú zaplatené, ale môže tiež spôsobiť, že náhodou prekročíte svoj rozpočet a skončíte neschopnosťou rýchlo zaplatiť peniaze, ktoré dlžíte veriteľovi.
Rovnaké zásady sa uplatňujú aj na príjmy. Napríklad podpíšete zmluvu s novým klientom, ktorý súhlasí s platením vašej firmy niekoľkými tisíckami dolárov po dokončení veľkého projektu, ktorý vám bude trvať pár mesiacov. Medzitým vaša firma musí nakupovať materiály a dokončiť prácu, čo je náklad. Pomocou hotovostného účtovníctva máte k dispozícii iba prostriedky, ktoré sú v súčasnosti vo vašom bankovom účte k dispozícii na nákup zásob. Zatiaľ čo s bankou neprídete náhodou do červenej farby, budete mať nahustený obraz výdavkov a nahusený obraz vášho príjmu za dva mesiace, kedy bude projekt dokončený. To umožňuje, aby každý váš hotovosť bola k dispozícii nepresná a nespoľahlivá.
Zatiaľ čo metóda účtovania na báze peňazí nie je taká presná ako akruálna báza v dlhom teste, jednou výhodou je to, že nevyžaduje toľko krútiaceho sa priestoru ako akruálny základ. Odhad, ktorý vyžaduje akruálna báza, je najbezpečnejšie využívaný podnikom, ktorý je ziskový, s dostatočným finančným pákovým efektom na pokrytie nákladov pred prijatím výnosov. Vaše podnikanie môže začať metódou účtovania na báze peňazí a potom s pomocou profesionálneho účtovníka prechádzať na základe časového rozlíšenia vzrastajúcim spôsobom.
Zmenená peňažná základňa účtovníctva
Modifikovaná hotovostná základňa účtovníctva spája silné stránky účtovného a časového rozlíšenia. Pri tejto metóde sú príjmy zdokumentované, ako sa získavajú, s použitím metódy časového rozlíšenia. Zároveň sú výdavky zdokumentované, keď sú zaplatené, ako v hotovostnej metóde účtovania. Aj keď modifikovaná metóda založená na hotovostnom princípe nedodržuje všeobecne uznávané účtovné zásady alebo GAAP, niektorí vlastníci podnikov sa domnievajú, že spája to najlepšie z oboch hlavných spôsobov účtovania.
Ak napríklad uzavriete zmluvu o vybudovaní domu v októbri, ktorý sa ukončí v januári, výnos sa zaznamená v októbri. Stavebné dodávky, ktoré sú zakúpené na dokončenie projektu, sa zaznamenávajú postupne počas celého projektu.Týmto spôsobom vaša firma udržiava presný záznam o príjmoch a tržbách, pričom má flexibilitu udržať aktíva tekutinu čo najdlhšie počas samotného stavebného procesu. V dôsledku toho môže byť upravená hotovostná základňa účtovníctva užitočná pre niektoré malé podniky, ktoré prichádzajú s veľkými projektmi bez toho, aby sa na nich vyrovnal veľký bankový účet.
Najvýznamnejšou nevýhodou modifikovanej metódy účtovania na báze peňazí je, keď externý agent alebo audítor skúma finančné záznamy vašej spoločnosti. Vzhľadom na to, že táto metóda nie je v súlade s pravidlami GAAP, musíte sa vrátiť a previesť všetky svoje záznamy buď na metódu založenú na hotovostnom princípe alebo na metódu účtovania založenú na časovom rozlíšení. Táto nadmerná práca by stála vašej organizácii čas a peniaze z dlhodobého hľadiska.
