Stretnutia môžu byť najproduktívnejšou časťou vášho dňa alebo úplné strácanie času. Všetko závisí od štruktúry stretnutia a schopnosti vedúceho stretnutia. Ak je vašou úlohou zorganizovať stretnutie, jedným z vašich najdôležitejších cieľov je vytvoriť program. Správne označenie bodov programu schôdze je nevyhnutné, pretože tieto body programu určujú tón stretnutia a pomáhajú udržiavať diskusiu v pozore.
Označte položku programu za informačnú, ak má za cieľ poskytnúť pozadie pre ostatných účastníkov stretnutia. Napríklad člen tímu projektu by mohol potrebovať vysvetliť rozsah navrhovaných softvérových zmien na úvodnom stretnutí. Tento typ agendy schôdze je informačný. Účastníci nemusia na tejto položke súhlasiť alebo nesúhlasiť; jednoducho potrebujú absorbovať informácie.
Vytvorte agendy poradných stretnutí pre položky, ktoré si vyžadujú diskusiu, ale o ktorých sa neočakáva, že budú na stretnutí vyriešené. Položky poradnej agendy poskytujú účastníkom príležitosť podeliť sa o svoje obavy a vyjadriť svoje názory na predmet, o ktorom sa diskutuje. Napríklad stretnutie o navrhovanej aktualizácii počítačového hardvéru môže zahŕňať niekoľko bodov poradnej agendy vrátane diskusie o zvažovaných hardvérových riešeniach. Vedúci projektu môže poskytnúť stručný prehľad o každom navrhnutom riešení, po ktorom nasleduje všeobecná diskusia zostávajúcich účastníkov stretnutia.
Označte položku schôdze programu ako "riešenie problémov", ak je jeho cieľom skutočne dosiahnuť uznesenie počas stretnutia. Tento štítok je založený na cieli konkrétneho stretnutia, ktoré plánujete. Položka programu by mohla byť označená ako poradenstvo na jednom stretnutí a riešenie problémov v ďalšom, keď sa projekt presunie od začiatku k riešeniu. Napríklad bod poradnej agendy o možnostiach hardvéru by sa mohol obrátiť na riešenie problémov na ďalšej schôdzi, keď účastníci budú požiadaní, aby skutočne vybrali hardvérové riešenie.
Vytvorte položku programu schôdze s označením "žiadosť o pomoc", ak je jej cieľom požiadať o pomoc ostatných účastníkov stretnutia. Tieto položky môžu slúžiť ako následné kroky pre ďalšiu schôdzu, pričom každý člen projektového tímu poskytne aktualizáciu a zvyšok tímu poskytne informácie o stave projektu.
