Dobre štruktúrovaná schôdza je cenným nástrojom na zabezpečenie toho, aby schôdzky dosiahli požadované výsledky v stanovenom čase. Náčrt činností, ktoré sa majú vykonať, ako aj zoznam špecifických tém, ktoré sa majú prerokovať, by sa mali zamerať na usmerňovanie účastníkov prostredníctvom stretnutia. Agenda preto zohráva dôležitú úlohu pri zabezpečovaní produktívneho stretnutia.
Advance Communication
Agenda zabezpečuje, že príslušné informácie týkajúce sa otázok, ktoré sa majú prerokovať, sú vopred postúpené účastníkom. V dôsledku toho poskytne účastníkom dostatok času na vykonanie svojho výskumu a konzultácií, keďže agenda obsahuje zoznam tém alebo problémov, ktoré treba riešiť. Okrem toho účastníci budú vedieť, či majú naplánované rozhovory alebo prezentácie. Všetci členovia pozvaní na stretnutie vedia, čo očakávať.
Cieľ stretnutia
Agenda je dôležitá pre udržanie účastníkov zameraných na danú tému. Je to preto, lebo obsahuje zoznam cieľov stretnutia, ako aj hlavné otázky, ktoré sú nevyhnutné pre udržanie diskusie zameranej na účel stretnutia. Prípadne sa to môže dosiahnuť informovaním účastníkov o prioritách alebo uvedením do úvahy všetky otázky a projekty, ktoré sa týkajú každého účastníka.
Zapojenie členov
Okrem zdôraznenia účelu stretnutia pomôže krátke verbálne zobrazenie programu na začiatku stretnutia nastaviť tempo stretnutia. Poskytuje tiež účastníkom príležitosť zistiť, čo sa týka problému, ako aj miesto, kde sa môže vrátiť späť, keď sa schôdzka dostane na tému. Výsledkom je, že účastníci pochopia tok stretnutia a primerane sa zapájajú do diskusií.
Nástroj na správu času
Agenda poskytuje krok za krokom rámec pre efektívne a efektívne stretnutie. Pomáha zabezpečiť efektívne využitie času účastníkov, najmä ak agenda zahŕňa čas, ktorý bude povolený pre každú položku programu. Pridržanie časového rozdelenia pomáha účastníkom sústrediť sa na dôležité otázky a obavy.
