Či už ste sa len dobrovoľne prihlásili na sledovanie aktivít počas týždenných stretnutí zamestnancov alebo ste si vybrali vašich kolegov do kancelárie tajomníka charitatívnej nadácie, je dôležité, aby ste zostavili jasné a presné záznamy o tom, čo sa deje počas stretnutí vašej organizácie. Minulé stretnutia slúžia ako oficiálny záznam otázok, o ktorých sa diskutovalo alebo o ktorých sa hovorilo. Ako také sú často považované za historické dokumenty. V dôsledku toho nesmie byť dôležité mať vynikajúce minúty stretnutí a účastníci ocenia Vašu pozornosť detailom, ako aj vašu profesionalitu.
Položky, ktoré budete potrebovať
-
Roberts Pravidlá príkazu Príručka
-
Zoznam členov
Vyberte spôsob zápisu minút stretnutia. Zvážte výhody a nevýhody zaznamenávania pásky, písanie poznámok a písanie detailov ručne počas stretnutia. Zvážte metódu bezpečnú pri poruche, ako napríklad kombináciu dvoch z týchto metód. Môžete napríklad zaznamenať schôdzku na pásku a tiež písať poznámky do svojho laptopu alebo tabletu.
Získajte kópiu "Rómskych pravidiel o objednávke" alebo získate prístup k online prihláseniu tohto primeru na parlamentný postup a osvedčené postupy pre vedenie a zaznamenávanie stretnutí. Preskúmajte správny formát na zaznamenávanie rokovaní o schôdzach, návrhy, sekúnd na návrhy, diskusiu a hlasovanie. Ak je to možné, máte počas stretnutia k dispozícii kópiu knihy alebo webovej stránky. To sa ukáže ako neoceniteľné v prípade, ak sa členovia na vás obracajú na odpovede na správne riadenie, správanie, oficiálne záznamy a zápisnicu.
Formátujte úvod a štruktúru minút. Napríklad uveďte dátum, čas, mená dôstojníkov, umiestnenie a účel stretnutia vo vašom úvode. Minulé stretnutia by mali odrážať čas, kedy bolo stretnutie povolané na objednávku, ako aj čas, ktorý bol odložený. Účelom formálnych stretnutí by mohlo byť len mesačné stretnutie členov; Ak však zaznamenávate minúty na osobitné členstvo, zabezpečte, aby vaše minúty presne odrážali, že ide o schôdzu, ktorú organizácia bežne nevykonáva v priebehu svojej bežnej činnosti. Mnohé organizácie verejného sektora môžu zorganizovať mimoriadne stretnutia, aby diskutovali o dôverných záležitostiach, ako sú otázky týkajúce sa personálu, ktoré sú vyňaté z určitých ustanovení zákona o slnečných lúčoch štátu.
Postavte sa, keď vás predstaví prezident organizácie alebo vodca skupiny. Ak nie ste formálne predstavení, predstavte sa do skupiny a vysvetlite svoju úlohu ako sekretárka nahrávky alebo príjemca poznámok. Povedzte skupine, aké metódy používate na zachytenie diskusií o schôdzach. Týmto spôsobom vás členovia identifikujú ako osobu zodpovednú za vytváranie a udržiavanie úradných dokumentov organizácie, čo je obzvlášť užitočné pre členov, ktorí nepoznajú vás alebo tých, ktorí nie sú oboznámení s organizáciou a jej postupmi. Váš úvod okrem toho slúži ako návrh, aby účastníci museli hovoriť počuteľne, aby ste mohli efektívne plniť svoje povinnosti pri prijímaní poznámok.
Požiadajte účastníkov, aby sa predstavili, zatiaľ čo rýchlo zaznamenáte ich mená a kde sedia. Týmto spôsobom nemusíte neustále opýtať ľudí, aby opakovali svoje mená, keď zaznamenávate pohyby, sekundy a diskusné body. Napríklad, vždy by ste mali zaznamenať meno osoby, ktorá podáva návrh, osobu, ktorá ju odovzdá, a osobu, ktorá volá o hlasovanie o návrhu. Keď niekto volá o hlasovanie, zvyčajne hovoria: "Zavolajte na otázku." Vedúci skupiny potom požiada členov, aby hlasovali. Ak prebieha diskusia pred hlasovaním, zaznamenajte najdôležitejšie časti diskusie a zaznamenajte všetky oficiálne námietky. Vaše poznámky týkajúce sa návrhov a hlasovania by mali obsahovať aj mená poslancov, poslancov a zdržanie sa hlasovania.
Vyhnite sa vloženiu subjektívnych vyhlásení do poznámok. Neinterpretujte to, čo hovorí tlmočník svojim tónom, inflexiou alebo neverbálnymi podnetmi. Minulé stretnutia musia byť vecné a objektívne - akýkoľvek zákrok na vyhlásenia účastníka by mohol narušiť integritu minút a spochybniť vašu schopnosť správne zaznamenať minúty. Napíšte napríklad: "John Doe urobil nasledujúci pohyb: Zatvorte školy v dňoch, keď National Weather Service predpovedá viac ako päť centimetrov snehu pre Jackson, Adams a Madison," nie "John Doe dôrazne uviedol, že chce, aby skupina hlasovať o tom, či školy zatvoria v dňoch, keď regionálne poveternostné podmienky naznačujú nepriaznivé počasie a neprístupné cesty."
Ukončite svoje minúty čo najskôr po zasadnutí, akcie sú stále čerstvé vo vašej mysli. Skontrolujte poznámky, počúvajte nahrávku na kazetu a pripravte sa na prípravu konečnej verzie. Ak máte otázky o tom, čo sa stalo počas stretnutia, poraďte sa s dôstojníkom alebo lídrom v skupine. V niektorých prípadoch možno budete musieť kontaktovať osobu, ktorej vyhlásenia je potrebné objasniť.
Poskytnite vodcovi svojej skupiny to, čo navrhujete, za posledné minúty. požiadajte o spätnú väzbu, otázky alebo opravy. Keď dostanete zelené svetlo, pripravte si finálnu verziu a zaistite, aby sa zápisy rozširovali členom. Použite preferovanú metódu organizácie na distribúciu kópií minút, či už e-mailom, poštou alebo osobným doručením, ak ste v rovnakej kancelárii s účastníkmi.
Tipy
-
Ak vaša schôdza obsahuje prvý hovor, nemusíte sa opýtať, aby sa členovia predstavili. Jednoducho zachyťte mená prítomných ľudí a zaznamenávajte mená ľudí, ktorí chýbajú. Vyzváňacie výzvy sú vo všeobecnosti štandardným postupom na formálnych stretnutiach, ako sú stretnutia s predstavenstvami. Urobte osobitnú poznámku o tom, kde sedia ľudia. Toto sa stane vaším "podvodným listom", takže môžete jednoducho odkazovať na ľudí podľa mena vo svojich zápisniciach alebo ich adresovať, keď požiadate niekoho, aby objasnil alebo zopakoval to, čo povedala.
Aj keď stretnutie je neformálne, vaša úloha ako správca not. Dokonca aj na neformálnych stretnutiach dôkladne pristupujte k zodpovednosti za vedenie poznámok a vypracujte písomné poznámky, ktoré presne a formálne opisujú činnosti stretnutia. Účastníci ocenia vašu pozornosť detailom.
Výstraha
Nepoužívajte zariadenie, ako je smartphone, na zaznamenávanie poznámok o stretnutí - nepredstavuje pozitívny obraz a ľudia, ktorí nevedia o schopnostiach smartphonov, si môžu myslieť, že jednoducho hráte na telefóne namiesto toho, aby ste počúvali, čo členovia organizácie diskutujú.
