Odchádzajúci zamestnanec môže spôsobiť množstvo bolesti hlavy pre podnik, vrátane prerušenia zákazníckeho servisu, zlyhania klientov a straty predaja. Pomocou oznámenia upozorňujúceho klientov na odchod zamestnanca môže byť pozitívna proaktívna stratégia vzťahov s verejnosťou, ktorá vám pomôže premeniť potenciálny citrón na limonádu.
Nastavte svoje ciele pre list
Rozhodnite sa, prečo chcete alebo potrebujete kontaktovať svojich klientov a informovať ich o odchode zamestnanca. Použite zoznam s odrážkami, ktorý vám pomôže prispôsobiť rôzne písmená rôznym potrebám klientov, s ktorými budete kontaktovať. Napríklad, možno budete musieť uistiť niektorých klientov, že ich dodávky alebo zákaznícke služby nebudú prerušené. Možno budete musieť nechať ostatných klientov vedieť, že majú nový kontakt vo vašej spoločnosti, kto bude a že nový zástupca ich volá. Možno by ste sa chceli zamerať na povesti, informovať klientov, že odchádzajúci zamestnanec má klauzulu o nekonkurovaní, ktorú chcete uplatniť, alebo že zamestnanec odíde za dobrých podmienok.
Porozprávajte sa so zamestnancom
Zoznámte sa so zamestnancom a prediskutujte svoj plán na kontaktovanie klientov. Požiadajte zamestnanca o tipy na komunikáciu s konkrétnymi klientmi na základe jeho vzťahov s nimi, znalosti ich histórie a potrieb a myšlienky na ich potenciálne obavy. Spýtajte sa zamestnanca, či by mal záujem oznámiť svoj odchod, alebo či by ste to mali nechať z listu. Dokonca aj vtedy, ak sa oddeľujete od zamestnanca za zlých podmienok, ani jeden z vás by nemal spájať mosty a poškodiť reputáciu niekoho na trhu.
Rozhodnite sa o príjemcoch
Napíšte zoznam príjemcov písmena, aby ste mohli prispôsobiť obsah každému. Uveďte dôvody, prečo píšete každého klienta vedľa mena klienta, a uveďte poznámky o akomkoľvek konkrétnom obsahu, ktorý chcete vložiť alebo zamietnuť v liste klienta.
Napíšte prvý návrh
Napíšte prvý návrh písmena, adresujte klientovi podľa mena. Začnite tým, že ponúkate ubezpečenie, ako napríklad: "Spoločnosť XYZ bola vždy hrdí na našu schopnosť poskytovať vynikajúce služby zákazníkom prostredníctvom vyškoleného a profesionálneho personálu." Potom upozorňujte klienta, že váš zamestnanec odíde a prečo, ak máte rozhodla, že tieto informácie zahrnie. Riešte akékoľvek obavy, ktoré klient môže mať, a povedzte, ako sa s nimi budete zaoberať. Zadajte nový kontakt klienta a jej kontaktné informácie a nezabudnite uviesť všetky platné dátumy prechodu. Pridajte príspevok, ktorý vyvola všetky dôležité informácie, ktoré chcete vyčleniť, napríklad skutočnosť, že nový kontakt bude volaný, aby sa predstavil tento týždeň. Dokončite s pozvánkou, aby vás klient kontaktoval osobne, ak má klient nejaké otázky.
Dokončite písmeno
Nechajte svojich kľúčových manažérov a každý nový kontakt s klientom skontrolovať váš návrh rôznych písmen, ktoré vytvoríte, aby ste požadovali vstup. Akonáhle ste dostali vstup na svoj prvý návrh vášho klientskeho listu, vytvorte konečné kópie. Nech je príslušný personál vidieť konečný návrh predtým, než bude podpísaný a distribuovaný.
