Organizačné zmeny sú ťažké, ale čo môže byť ešte tvrdšie, je oznamovanie týchto zmien zamestnancom. Mnohí manažéri sa pri iniciálnom ohlásení obávajú správneho tónu, ale je potrebné zvážiť aj množstvo ďalších otázok. Odpovedať na otázky zamestnancov, reagovať na ich obavy a udržiavať komunikáciu v neistých časoch sú kľúčovými prvkami pri oznamovaní a realizácii zmien.
Vytvorte jasný komunikačný plán. Vytvorte zoznam všetkého, čo musí zamestnancom komunikovať o organizačnej zmene. Predvídať otázky, ktoré môžu mať zamestnanci o zmenách a byť pripravený odpovedať na ne. Zahrňte body, s ktorými sa budete zaoberať v počiatočnom oznámení, ako aj to, ako budete pokračovať v komunikácii so zamestnancami o zmenách, ktoré sa začnú vyskytovať. Zdieľajte alebo vytvorte tento plán s ostatnými v riadiacich pozíciách, aby ste počas celej zmeny poskytovali konzistentné správy zamestnancom.
Vysvetlite zamestnancom to, čo podnietilo organizačné zmeny. Vysvetlite všetky konkrétne problémy, s ktorými sa spoločnosť stretáva, vrátane toho, ako a prečo je potrebné ich riešiť. Ak spoločnosť trpí nízkymi ziskami, zvýšenými nákladmi alebo nedostatočnou morálkou zamestnancov, vysvetlite to zamestnancom.
Upresnite zamestnancom, ako organizačná zmena zlepší spoločnosť. Zdôraznite, ako to bude mať pozitívny vplyv na spoločnosť ako celok (napríklad zvýšením zisku alebo zlepšením reputácie spoločnosti). Zdôraznite, ako tieto zmeny prinesú výhody jednotlivým zamestnancom. Pokračujte v zdôrazňovaní výhod plánu aj po oznámení.
Dajte zamestnancom čas na zmenu. Povedzte im, kedy začnú zmeny a ako dlho budú trvať. Ak si nie ste istý presným časovým rámcom, buďte úprimní a nechajte zamestnancov vedieť, kedy môžu očakávať odpoveď.
Zdieľajte svoje vlastné pochybnosti a otázky. Ak existujú informácie o zmene, ktorá je dôverná alebo nebola zatiaľ vyriešená, povedzte zamestnancom, že im dáte vedieť viac, kým budete môcť, a pokúste sa im dať čas, kedy by mohli očakávať odpoveď na zníženie špekulácií.
Poskytnite zamestnancom príležitosť klásť otázky alebo vyjadriť pochybnosti alebo ťažkosti so zmenami. Pozvite zamestnancov, aby s vami alebo iným vedením pravidelne hovorili o akýchkoľvek obavách, ktoré majú počas celého procesu. Odpovedajte na ťažké otázky tak, ako je to možné.
Komunikujte s manažérmi a zamestnancami často, keď dôjde k zmenám. Poskytnite všetky nové informácie, ktoré sa objavia rýchlo. Informujte zamestnancov, či sa plán zmení a vysvetlite, prečo sa zmenil. Buďte čo najotvorenejší v celom procese, aby zamestnanci nemali pocit, že sú v tme.
