Kruhovým písmenom sa používa na zdieľanie rovnakých informácií s veľkým publikom. Účelne sa líši od osobného listu, ktorý posiela konkrétne informácie jednému alebo niekoľkým príjemcom. Kruhovým písmom sa často používajú na oznamovanie nových informácií alebo na objasnenie politík. V téme sú trochu všeobecné, pretože sú čitateľné. Napísanie kruhového listu akéhokoľvek druhu vyžaduje niekoľko dôležitých krokov.
Poznaj svoje publikum. V prípade kruhových listov je čitateľnosť rôznorodá, takže môže byť ťažké posúdiť úroveň predchádzajúcich vedomostí vášho publika alebo oboznámenie sa s obsahom, ktorý chcete zdieľať. Zvážte však väčšinu pravdepodobných čitateľov pri písaní, aby bol váš list užitočný pre väčšinu ľudí.
Rozlišujte medzi vnútornými a vonkajšími kruhovými písmenami. Interný kruhový list, aj keď je rozoslaný do veľkej skupiny, je stále obmedzený na skupinu. Napríklad podnik môže rozoslať vnútorný list zamestnancom o novej politike spoločnosti. Naproti tomu externým listom by bol list rozoslaný všetkým klientom alebo verejnosti.
Použite tón a hlas, ktorý je vhodný pre druh komunikácie (internej alebo externej), pre ktorú bude fungovať kruhové písmeno. Napríklad prísny tón by bol vhodný pre obežný list všetkým zamestnancom, ktorí sa zaoberali oneskorením alebo absenciou. Napriek tomu by nebolo vhodné používať prísny tón na písanie listov klientom.
Zdieľajte iba povolené informácie. Vzhľadom na to, že okrúhle písmená sú určené pre veľké publikum, nie sú vhodné na zverejnenie dôverných informácií alebo podrobností, ktoré nie sú určené pre širokú verejnosť.
