Systém ľudských zdrojov (HRS) je systém informačných technológií, ktorý zachytáva, ukladá a zdieľa informácie týkajúce sa postupov, politík a riadenia ľudských zdrojov v organizácii. Je tiež známy ako systém riadenia ľudských zdrojov (HRMS), informačný systém ľudských zdrojov (HRIS), systém riadenia ľudského kapitálu (HCMS) a informačné technológie ľudských zdrojov (HRIT). HRS pomáha organizácii riadiť všetky zložité a prepojené aspekty ľudských zdrojov vrátane dodržiavania federálnych a štátnych zákonov o zamestnanosti.
Štruktúra HMS
HRS automatizuje rozhodujúce funkcie riadenia ľudských zdrojov, ako je riadenie zamestnancov, kompenzácia a výhody a podpora rozhodovania. Skladá sa zo súboru integrovaných databáz spojených s funkčnými jednotkami spracovania, ako je nájom, čas a účasť, odmeňovanie, výhody a dôchodky, zručnosti zamestnancov a odborná príprava. Keďže sú databázy integrované, základné informácie, ako napríklad meno zamestnanca, adresa a číslo sociálneho zabezpečenia, je potrebné zadávať iba raz, po ktorom môžu všetky funkčné spracovateľské jednotky získať a používať tieto informácie.
Správa zamestnancov
HRS zachytáva všetky informácie o zamestnancoch z ich pôvodnej žiadosti o zamestnanie na ich záverečnú výplatu. Zachytáva základné identifikačné informácie, priradenie pracovných miest, informácie o výkonnosti, mieru výplaty, inventár zručností zamestnancov a históriu výcviku. Informácie obsiahnuté v databáze riadenia zamestnancov sa používajú aj pri požadovanom oznamovaní dodržiavania súladu pre komisiu pre príležitosti rovnakého zamestnania (EEOC), ako sú vek, pohlavie, národný pôvod, rasa a zdravotné postihnutie.
Kompenzácia a výhody
Funkcie odmeňovania a prínosov HRS zhromažďujú informácie o odpracovaných hodinách a používajú ich na výpočet miezd, výšky federálnych a štátnych daní a iných odpočtov, ako sú zdravotné poistenie a príspevky na dôchodok. Systém vytvára výplaty alebo vklady priamo na zamestnancov bankových účtov. Tiež počíta vypočítané dovolenky a práceneschopnosť s platovým obdobím a medziročným súčtom.
Podpora rozhodovania
HRS zjednodušuje podávanie správ a činnosti na podporu rozhodovania tým, že generuje štandardné správy o ľudských zdrojoch, ako sú mzdy, nové prenajímania a prevody zamestnancov. Tieto informácie sa používajú na správu podnikania, meranie výkonnosti organizácie a plánovanie budúcnosti. HRS tiež umožňuje používateľom vytvárať špeciálne správy, ktoré analyzujú určité situácie a identifikujú trendy, ako napríklad zvýšenie obratu zamestnancov v jednej oblasti organizácie.
Zdieľanie informácií
Systémy ľudských zdrojov uľahčujú zdieľanie informácií a integráciu s ostatnými základnými obchodnými systémami organizácie vrátane finančného, účtovného a dodávateľského reťazca. Tiež umožňujú zdieľanie údajov s tretími stranami, ako napríklad správy pre regulačné agentúry a prenosy údajov do a od správcov zdravotného poistenia a penzijného plánu.
Samoobslužný zamestnanec
Mnohé systémy ľudských zdrojov zahŕňajú funkciu samoobslužných zamestnancov, ktorá funguje prostredníctvom intranetového odkazu - bezpečnej a súkromnej webovej stránky spoločnosti. Pomocou týchto webových stránok môžu zamestnanci aktualizovať svoje osobné údaje, zadať svoje odpracované hodiny, registrovať sa na školenie a vyhľadávať ich nahromadené dovolenky a práceneschopnosť bez toho, aby ste museli kontaktovať zástupcu pre ľudské zdroje. Zamestnanci môžu vyhľadávať svoje informácie z počítača na stoloch, prenosnom počítači alebo z počítačového kiosku, ktorý sa nachádza na továrenskej podlahe alebo v sklade.
