Ako pripraviť zápis do denníka. Počas sledovania finančných prostriedkov firmy musíte byť organizovaní s vašimi účtovnými zápismi. Sledovaním debetov a kreditov za dodávky, obchodné náklady, poistenie, hotovosť, príjmy, bankové poplatky a akúkoľvek inú formu menovej výmeny môžete neustále sledovať vašu finančnú situáciu. Monitorovací systém začína položkou denníka.
Zaznamenajte dátum vrátane roka a čas záznamu v prvom stĺpci. Zoznamka vašich záznamov umožňuje ľahší nájdenie konkrétnej položky neskôr.
Uveďte zoznam účtu, ktorý sa používa pri transakcii. Všimnite si, či výmena pochádza z predaja, hotovosti, poistenia, prevádzkových nákladov alebo iného typu účtu. Uchovajte to krátkym spôsobom pomocou skratiek a prezývok účtu. Pre zrozumiteľnosť uveďte zoznam všetkých možných účtov na samostatnej stránke, ktorú môže čitateľ odkazovať.
Všimnite si, či bola transakcia debetnou alebo kreditnou. Z debetu vyplýva, že peniaze boli prevzaté z účtu na zaplatenie dlhu. Úver ukazuje, že peniaze boli vložené na účet ako platba.
Zapíšte sumu transakcie. Jedná sa len o sumu peňazí vo výpise v dolároch. Zvážte uvedenie debetov v zátvorkách, pomocou farebných kódov alebo pomocou znamienok plus a mínus na označenie kladných a záporných hodnôt.
Opíšte všetky informácie potrebné na pochopenie transakcie, ako napríklad názov dodávateľa alebo zmena doručenia. Udržujte tieto informácie stručné. Čitateľ by dokázal porozumieť extra informáciám bez toho, aby prešiel príliš veľa slov.
