Existujú špecifické veci, ktoré môžete komunikovať s inými ľuďmi vo vašom mieste podnikania pomocou distribúcie pamäte. Správa vo všeobecnosti komunikuje s niečím dôležitým pre spolupracovníkov a zvyčajne sa distribuuje aspoň jednej osobe v rámci spoločnosti. Memo sa môže použiť aj na to, aby všetci vedeli o niečom naliehavom, ako sú napríklad stratené súbory. Ztracené súbory môžu ovplyvniť fungovanie podniku a pracovníci by mali byť upozornení na problém a ako môžu čo najskôr pomôcť.
Vyplňte hlavičku poznámky o stratených súboroch. Zahŕňa to riadok pre dátum, predmet, kto je poznámka a od koho je. Tieto riadky sú označené ako "Dátum", "Predmet", "To" a "Od". Predmet by mal aspoň uviesť "Ztracené súbory", ale môže tiež opísať, ktoré súbory sú stratené.
Stručne vysvetlite problém v prvom odseku priamo pod záhlavím. Toto by malo určite obsahovať, ktoré súbory sú stratené, napríklad súbory pre konkrétneho klienta alebo projekt. Môže tiež zahŕňať, ako si myslíte, že súbory boli stratené, kde môžu byť a ako je naliehavé nájsť ich.
Viac informácií o probléme nájdete v ďalšej časti. Získajte podrobnejšie informácie o stratených súboroch v tomto okamihu. Môžete poskytnúť podrobnosti o klientovi alebo projekte, v ktorom sa nachádzajú súbory, alebo o ďalších informáciách o tom, ako môžu zamestnanci vyhľadávať súbory. V tomto okamihu uveďte konkrétny dátum, v ktorom musia byť súbory nájdené.
Povedzte príjemcom poznámky presne to, čo chcete robiť v záverečnej časti. Mali by to byť konkrétne položky akcie, ako je napríklad vyhľadávanie v databáze X alebo prechádzanie všetkých vašich osobných súborov v prípade, že ste uložili stratené súbory vo vašom firemnom počítači alebo flash diskoch. Opakujte dátum, kedy musia byť súbory nájdené.
Opravte poznámku. Uistite sa, že ste neobsahovali žiadne citlivé informácie o súboroch, ktoré by nemali obsahovať písomný záznam. Tiež sa uistite, že ste si jasne uvedomili dôležitosť nájdenia stratených súborov.
