Písanie odmietnutia formálnej pozvánky môže byť zložité. Je potrebné odpovedať tak, aby osoba alebo firma, ktorá vás pozýva, vie, že by vás nemali očakávať. Táto výzva prichádza s písaním listu takým spôsobom, aby nedošlo k urážaniu alebo k tomu, že druhá strana si myslí, že sa práve snažíte dostať z toho, že prídete na ich podujatie. Starostlivá formulácia a ostrý pohľad na detaily zabezpečia, aby príjemca dostal správu v duchu určenia.
Začnite odmietnuť list s pozdravom. Rozhodnite, ako chcete osloviť príjemcu. Ak je to skutočne formálne a nemáte každodenný vzťah s osobou, oslovte ho ako "pána" alebo "pani" Použite prvé meno len vo formálnom liste, ak ste si istí, že je to prijateľné.
Buď úprimný. Nevytvárajte extravagantné príbehy, ktoré vysvetľujú, prečo sa nemôžete zúčastniť. Povedzte pravdu čo najjednoduchšie. Vysvetlite vo vete alebo v dvoch dôvodoch, prečo nebudete prítomní. Použite slová ako "bohužiaľ" alebo "bohužiaľ", aby ste naznačili, že si prajete, aby sa situácia mohla líšiť.
Vyjadrite svoje ocenenie za pozvanie. Ďakujme príjemcovi za to, že sme na vás mysleli. Tým sa zabezpečíte, že nebudete zo zoznamu natrvalo odstránení pre budúce udalosti.
Zatvorte svoj list vyjadrením najlepšieho želania príjemcovi. Dajte mu vedieť, že dúfate, že jeho podujatie bude úspešné.
Zatvorte list s "úprimným" alebo jednoducho poďakujte príjemcovi. Prihláste svoje meno perom. Z toho vyplýva, že si osobne vzal čas na list. Tlačený názov je príliš všeobecný a môže spôsobiť, že hostiteľ si myslí, že ste príliš zaneprázdnení, aby ste dostali čas, aby ste správne odpovedali na jeho pozvanie.
Prečítajte si list nahlas. Uistite sa, že má tón, ktorý chcete vyjadriť. Urobte nejaké zmeny a potom pošlite písmeno.
Výstraha
Poctivosť je najlepšou politikou pri odmietnutí pozvania. Nechcete byť chytený v lože, ktorá by mohla prerušiť dobrý obchodný vzťah.
